रिकॉर्ड कीपिंग के लिए होम फाइलिंग सिस्टम कैसे बनाएं

लेकिन अपने वार्षिक करों को पूरा करना केवल एक अच्छा फाइलिंग सिस्टम होने का एकमात्र कारण नहीं है। संपत्ति और निवेश के लिए आपने कितना भुगतान किया, यह दर्शाने के लिए रसीद को बनाए रखना महत्वपूर्ण है, साथ ही यह साबित करने के लिए कि खरीदारी कब की गई थी। अपनी आय और खर्च के रिकॉर्ड का खुलासा किए बिना ऋण प्राप्त करना लगभग असंभव है.

कागजी कार्रवाई का ट्रैक रखना एक आवश्यकता है, और यह उन लोगों के लिए समस्या पैदा कर सकता है जो अप्रस्तुत और अव्यवस्थित हैं। हालांकि, एक घर फाइलिंग सिस्टम बनाना जो समझ में आता है काफी सरल हो सकता है.

एक फाइलिंग सिस्टम की स्थापना

यदि आपने अभी तक दस्तावेजों को संग्रहीत करने के पेपरलेस सिस्टम में परिवर्तित नहीं किया है, तो आप अभी भी आसानी से अपने सभी रिकॉर्ड का ट्रैक रखने के लिए एक प्रणाली का प्रबंधन कर सकते हैं.

1. आवश्यक आपूर्ति खरीद

अपने पसंदीदा कार्यालय की आपूर्ति की दुकान पर जाएं और निम्नलिखित खरीदारी करें:

एक अक्षर के आकार की पॉकेट फ़ाइल जो साढ़े तीन इंच (लगभग $ 3) तक फैली हुई है
कई फ़ाइल फ़ोल्डर ($ 1 से कम)
आपकी फ़ाइल फ़ोल्डर के लिए लेबल (250 लेबल के पैक के लिए लगभग $ 3)

2. लेबल बनाएं

वर्ष के लिए विस्तार फ़ोल्डर को लेबल करें। फिर, निम्नानुसार प्रत्येक फ़ाइल फ़ोल्डर के लिए एक लेबल बनाएं:

व्यक्तिगत खर्च, जैसे कपड़े, किताबें, किराने का सामान और मनोरंजन
चिकित्सा / दंत चिकित्सा
उपयोगिता बिल
बड़ी खरीद और घर में सुधार
बैंक विवरण
निवेश
क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट और रसीदें
टुकड़ा भरो
कर रिकॉर्ड

3. अपने दस्तावेज़ और फ़ाइलें व्यवस्थित करें

एक बार जब आप अपने फ़ोल्डर्स को लेबल कर लेते हैं, तो अपने फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित करना शुरू करें। जैसे-जैसे वर्ष आगे बढ़ता है, आप नई श्रेणियों के लिए रसीदें रखने के लिए अधिक फ़ोल्डर्स जोड़ सकते हैं, जिन्हें आपको ट्रैक करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि शिक्षा, पालतू जानवरों या यात्रा के लिए खर्च।.

अपने फ़ाइल फ़ोल्डर को विस्तार करने वाले फ़ोल्डर के अंदर रखें, और अपने फाइलिंग सिस्टम को सुरक्षित रूप से एक दराज या फाइलिंग कैबिनेट में टिक कर रखें। जब भी आप कोई खरीदारी या बिल भुगतान करते हैं, तो अपनी रसीद को तुरंत उपयुक्त फ़ोल्डर में रखें.

बिल भुगतान के शीर्ष पर बने रहने में मदद करने के लिए, "बिल से भुगतान करें" लेबल वाला एक फ़ोल्डर बनाएं। इस फ़ोल्डर को अत्यधिक दृश्यमान स्थान पर रखें ताकि आपको अपने बकाया बिलों का भुगतान करने के लिए नियमित रूप से जाने के लिए याद दिलाया जाए। प्रत्येक बिल का भुगतान करने के बाद, रिकॉर्ड को अपने फाइलिंग सिस्टम में उपयुक्त फ़ोल्डर में रखें.

आपको "आवश्यकताएं ध्यान दें" लेबल वाला एक फ़ोल्डर भी बनाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने क्रेडिट कार्ड पर किसी संदिग्ध शुल्क के संबंध में पूछताछ करने की आवश्यकता है, या यदि आपको किसी ऐसे विक्रेता से संपर्क करने की आवश्यकता है, जिसने आपको अपना सबसे हालिया बिल चुकाने का श्रेय नहीं दिया है, तो आपको एक रिकॉर्ड या अनुस्मारक रखना चाहिए यह फ़ोल्डर.

दैनिक फाइलिंग विधि

इस प्रणाली को लागू करने से, आप अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित, उचित रूप से लेबल की गई फ़ाइलों में व्यवस्थित करके बिखरे हुए कागजों के माध्यम से खोजने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं। अपनी फ़ाइलों को लगातार और ठीक से बनाए रखने के लिए एक दैनिक दिनचर्या बनाएं:

मेल लीजिए और अपने डेस्क या किचन टेबल पर इसके माध्यम से जाइए.
मेल के प्रत्येक टुकड़े को खोलें और पुनर्नवीनीकरण किए जाने के लिए जंक मेल और लिफाफे सेट करें.
अपने "बिल टू पे" फ़ोल्डर में बिल रखें.
रसीदें उनके उचित फ़ोल्डर में रखें। उदाहरण के लिए, चिकित्सा सेवाओं के सारांश को आपके "मेडिकल / डेंटल" फ़ोल्डर में रखा जाना चाहिए.
जिस किसी चीज पर तुरंत ध्यान देने की जरूरत है, वह आपके "नीड्स अटेंशन" फोल्डर में चली जानी चाहिए ताकि आप जल्दी से उसकी देखभाल कर सकें.

क्या रखें और कब तक

ज्यादातर मामलों में, आपको कम से कम तीन साल के लिए रिकॉर्ड रखना चाहिए, क्योंकि आईआरएस आमतौर पर कर ऑडिट के दौरान आपके इतिहास में तीन साल की खोज करता है। हालाँकि, आईआरएस आपके इतिहास में एक अतिरिक्त तीन साल की खोज करने का विकल्प चुन सकता है, इसलिए इस कारण से छह साल के लिए रिकॉर्ड सहेजना उचित है।.

यहां कुछ रिकॉर्ड हैं जिन्हें आपको छह साल तक रखना चाहिए:

आपके कर रिटर्न में सूचीबद्ध किसी भी कटौती के लिए प्राप्तियां
आपके कर रिटर्न पर सूचित लेन-देन के लिए ब्रोकरेज विवरण
आपके कर रिटर्न पर रिपोर्ट किए गए घर या अन्य संपत्ति की बिक्री से संबंधित रिकॉर्ड
आपके कर रिटर्न पर आपके छोटे व्यवसाय के लिए आय और व्यय के रिकॉर्ड

आपके कर रिटर्न पर दी गई जानकारी का समर्थन करने वाले कागज के प्रत्येक टुकड़े को आपके द्वारा दायर की गई तारीख के बाद छह साल तक बचाया जाना चाहिए.

हालाँकि, कुछ रिकॉर्ड हैं जिन्हें आप हमेशा के लिए रखना चाहेंगे:

कर विवरणी
ठेके
संपत्ति कर्म और समापन बयान
आपकी सेवानिवृत्ति योजनाओं में आपके योगदान का रिकॉर्ड
जीवन बीमा पॉलिसी
एस्टेट प्लानिंग डॉक्यूमेंट, जैसे पावर ऑफ अटॉर्नी या ट्रस्ट एग्रीमेंट

कागजी कार्रवाई को त्यागें

आपके द्वारा वर्ष के लिए अपना कर रिटर्न पूरा करने के बाद, कुछ कागजी कार्रवाई है जिसे त्याग दिया जा सकता है। जब तक यह आपके टैक्स रिटर्न से संबंधित नहीं है, आपको निम्नलिखित वस्तुओं से छुटकारा पाने में सक्षम होना चाहिए:

बैंक जमा पर्ची और एटीएम रसीदें
पेचेक स्टब्स
उपयोगिता केबल बिल प्राप्तियां

अंतिम शब्द

अपने कागजी कार्रवाई का आयोजन शुरू करने के लिए वर्तमान की तरह समय नहीं है। जितनी जल्दी आप एक संगठित फाइलिंग सिस्टम स्थापित करते हैं, उतनी ही जल्दी आप डी-क्लॉट किए गए घर या कार्यालय के पुरस्कारों को प्राप्त कर सकते हैं। आपको किसी भी कागजी कार्रवाई या रिकॉर्ड को एक्सेस करने में बहुत आसान लग सकता है.

क्या आप एक घर फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं? किन रणनीतियों ने आपके लिए अच्छा काम किया है?

(फोटो क्रेडिट: बिगस्टॉक)