आपके व्यवसाय लेखन कौशल में सुधार के 10 सरल तरीके

अब सोचिए कि आपने कितना समय बर्बाद किया है जो किसी ईमेल या रिपोर्ट को खराब करने की कोशिश कर रहा है। यह न केवल पढ़ने के लिए निराशाजनक और कष्टप्रद है, बल्कि खराब लेखन से गंभीर गलतफहमी, खोए हुए अवसर या कार्यस्थल दुर्घटनाएं भी हो सकती हैं.

यहाँ मुद्दा यह है कि अच्छे लेखन कौशल कई मायनों में मूल्यवान हैं। और, अपने समय को बेहतर बनाने के लिए आप अपने करियर में महत्वपूर्ण लाभांश का भुगतान कर सकते हैं। आइए कई तकनीकों को देखें, जिनका उपयोग आप अपने व्यवसाय लेखन कौशल को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं.

ठोस लेखन कौशल का मूल्य

कई कारणों से कार्यबल में अच्छा लेखन आवश्यक है.

सबसे पहले, एक अच्छा लेखक होने से आपको भीड़ से बाहर निकलने में मदद मिलती है और एक पदोन्नति या बढ़ाने के लिए आपके अवसरों में सुधार होता है। यह आपके बॉस को उन परियोजनाओं और विचारों पर कार्रवाई करने के लिए मनाने में मदद कर सकता है जिनके बारे में आप भावुक हैं। अच्छा लेखन आपको अधिक बुद्धिमान, विश्वसनीय और पेशेवर बनाता है। यह भ्रम और गलत व्याख्या से बचने, सहकर्मियों के साथ विश्वास और तालमेल बनाने और ग्राहकों को जीतने में मदद करता है.

सोशल मीडिया के हमारे बढ़ते उपयोग के कारण अच्छा लेखन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। हम सभी ने ट्विटर, लिंक्डइन, या फेसबुक के गलत शब्दों पर पेशेवरों को देखा है या गलत तरीके से किसी शब्द का उपयोग किया है। न केवल यह शर्मनाक है जब आपके साथ ऐसा होता है, बल्कि यह भविष्य में आपकी प्रतिष्ठा और विश्वसनीयता को भी प्रभावित कर सकता है.

आपका लेखन प्राथमिक माध्यमों में से एक है, जिसमें आपको जीवन भर आंका जाएगा। आपके द्वारा दैनिक आधार पर भेजे जाने वाले ईमेल, पाठ और रिपोर्ट एक भौतिक प्रतिनिधित्व और रिकॉर्ड हैं आप. समय के साथ, ये प्रतिनिधित्व आपकी प्रतिष्ठा का निर्माण करते हैं और उन रिश्तों को प्रभावित करते हैं जो आपको अपने कैरियर में पनपने की आवश्यकता होती है.

आपका लेखन आपके विचारों का संचार करता है, और यह महत्वपूर्ण है कि उन विचारों को स्पष्ट, सबसे स्पष्ट तरीके से व्यक्त किया जाए.

कर्ट वोनगुट ने कहा, “आपको अपनी लेखन शैली को सुधारने के विचार से क्यों जाँचना चाहिए? अपने पाठकों के लिए सम्मान की निशानी के रूप में ऐसा करें, जो भी आप लिख रहे हैं। "

चाहे आप एक उद्यमी हो, जिसे एक महान प्रेस विज्ञप्ति लिखने की आवश्यकता हो, एक प्रबंधक व्यस्त टीम को दैनिक ईमेल लिखने वाला हो, या कोई ऐसा व्यक्ति जो नई नौकरी की खोज कर रहा हो, जिसे विजयी कवर पत्र लिखने की आवश्यकता हो, अच्छा संचार कौशल एक होना चाहिए। शब्द जीवन में मायने रखते हैं, और आपको उन्हें प्रभावी ढंग से उपयोग करने का तरीका जानने से बहुत लाभ होगा.

कैसे अपने लेखन कौशल में सुधार करने के लिए

महान लेखन में समय और अभ्यास लगता है। जैसा कि प्रतिष्ठित व्यवसायी डेविड ओगिल्वी ने कहा, "अच्छा लेखन एक प्राकृतिक उपहार नहीं है। आपको अच्छा लिखना सीखना होगा। ”

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप जल्दी से अपने लेखन में सुधार कर सकते हैं.

1. लिखना शुरू करने से पहले सोचें

इससे पहले कि आप कुछ भी लिखना शुरू करें, रुकें और सोचें कि आपको क्या चाहिए और क्या कहना चाहिए। अपने आप से पूछें, "इस व्यक्ति को इस ईमेल को पढ़ने के बाद जानने या समझने की क्या आवश्यकता है?"

आप "5 Ws + H" का भी उपयोग कर सकते हैं, जो सभी पत्रकार अपने काम को तैयार करते समय उपयोग करते हैं:

• कौन: मेरे दर्शक कौन हैं??
• क्या: उन्हें क्या पता होना चाहिए?
• कब: यह कब लागू होता है, यह कब हुआ, या उन्हें कब इसकी आवश्यकता है?
• कहाँ पे: यह कहां हो रहा है?
• क्यों: उन्हें इस जानकारी की आवश्यकता क्यों है?
• किस तरह: उन्हें इस जानकारी का उपयोग कैसे करना चाहिए?

आपको खुद से यह भी पूछना होगा, "क्या मुझे वास्तव में यह ईमेल भेजने की आवश्यकता है?"

हर क्षेत्र के पेशेवरों को हर दिन ईमेल के साथ बाढ़ की जाती है, जिनमें से कई अनावश्यक हैं। यह सुनिश्चित करके अपने और अपने पाठक समय को बचाएं कि आपके द्वारा भेजा गया प्रत्येक ईमेल वास्तव में आवश्यक और प्रासंगिक है.

2. यह छोटा है

एक बार जब आपने पहचान लिया कि आपको क्या कहना है, तो जल्दी से इस बिंदु पर पहुंचें। लोगों को हमेशा समय के लिए दबाया जाता है, और वे आपकी संक्षिप्तता की सराहना करेंगे.

अधिक समझाने की आवश्यकता है? रुकें और सोचें कि एक ईमेल को पढ़ने के बाद आपको जो निराशा होती है, वह तीन गुना लंबे समय तक रहने की आवश्यकता है, जिसमें मुख्य बिंदुओं के निचले हिस्से में दफनाया गया है। यह समय और ऊर्जा की बर्बादी है, सही है?

अपने दर्शकों को इस के माध्यम से मत करो - संक्षिप्त हो.

यह सोचने में मदद कर सकता है किस तरह लोग पढ़ते हैं। उपन्यासकार एलमोर लियोनार्ड ने कहा कि जब वह कहते हैं कि "उस हिस्से को छोड़ने की कोशिश करो, जिसे वे छोड़ देते हैं।" आम तौर पर, इसका मतलब है लंबे पैराग्राफ जो कि क्या करने के लिए अधिक हैं आप पाठक जो सुनना चाहते हैं, उससे अधिक कहना चाहते हैं। अपने पाठक को हमेशा ध्यान में रखें.

यदि आप पाते हैं कि आप एक ईमेल नहीं लिख सकते हैं जो आधे से कम पेज लंबा है, तो ईमेल इस जानकारी को संप्रेषित करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है। इसके बजाय, व्यक्ति को कॉल करें और उनसे सीधे बात करें.

3. Pretentious शब्दों से बचें

लेखन में, आपका लक्ष्य स्पष्ट और प्रत्यक्ष होना है। यदि आपके पाठक को यह कहने के लिए Google का उपयोग करना है कि आप क्या कहना चाह रहे हैं, तो वे अलग-थलग और परेशान महसूस करने वाले हैं.

मार्क ट्वेन ने एक बार कहा था, "जब पचास-प्रतिशत शब्द करेगा, तो पाँच-डॉलर के शब्द का उपयोग न करें।" होशियार ध्वनि करने के लिए फूलों, दिखावा शब्दों का उपयोग करने के प्रलोभन से बचें। पचास प्रतिशत शब्दों के साथ छड़ी.

एक ही नस में, जब भी संभव हो, शब्दजाल से बचें। शब्दजाल अक्सर आपको दिखावा लगता है, और यह आपके पाठक को अलग कर सकता है। इसके बजाय, अपनी बात करने का तरीका लिखें। इसे प्राकृतिक और प्रत्यक्ष रखें.

4. एक्टिव वॉइस का इस्तेमाल करें

निष्क्रिय वाक्यों की तुलना में सक्रिय वाक्य प्रत्यक्ष, बोल्ड और अधिक दिलचस्प हैं। निष्क्रिय वाक्य कमजोर और चिंतित हैं; वे एक लंगड़ा हैंडशेक की तरह हैं। यदि संभव हो तो सक्रिय वाक्यों का उपयोग करने का प्रयास करने पर आपका लेखन नाटकीय रूप से बेहतर होगा.

उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए दो वाक्यों को देखें:

1. बिल्ली ने महिला को नोच डाला.
2. महिला को बिल्ली ने नोच डाला था.

पहला वाक्य सक्रिय आवाज में लिखा गया है। यह स्पष्ट और प्रत्यक्ष है। दूसरा वाक्य निष्क्रिय है.

एक सक्रिय वाक्य में, विषय प्रदर्शन क्रिया की क्रिया। निष्क्रिय वाक्य में, विषय कार्रवाई होने दे रहा है सेवा उन्हें। यहाँ एक और सरल उदाहरण है:

1. गोल्फर ने गेंद को हिट किया.
2. गेंद गोल्फर के हाथ लगी.

पहले वाक्य में, विषय (गोल्फर) क्रिया करता है (गेंद को हिट करता है)। दूसरे वाक्य में, सब्जेक्ट (गोल्फर) क्रिया के बाद आता है; यह कार्रवाई प्राप्त कर रहा है.

निष्क्रिय आवाज को देखने के लिए, क्रिया के रूपों को "होना", "जैसे" या "होगा", क्रिया के सामने देखें। उदाहरण के लिए, "बैठक 8 बजे आयोजित की जाएगी," निष्क्रिय है। इसके बजाय, कहते हैं, "बैठक रात 8 बजे है।"

5. हमेशा प्रोफेशनल रहें

कभी-कभी यह मजाक में फेंकने के लिए लुभाता है या ईमेल में कुछ ऑफिस गॉसिप शामिल करता है। हालाँकि, ये ऐड-इन्स आपके संदेश में योगदान नहीं करते हैं और आपकी प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकते हैं। वे भी आसानी से गलत समझ रहे हैं.

हां, आपको अपने लेखन में प्रामाणिक होने और अपनी आवाज को चमकाने की जरूरत है। लेकिन आपको पेशेवर रहने की भी आवश्यकता है; यह एक संतुलन कार्य है। अपनी सामग्री की उपयुक्तता की जांच करने का एक अच्छा तरीका यह पूछना है, "क्या मैं इसके साथ सहज रहूंगा यदि यह कल सुबह अखबार के पहले पृष्ठ पर था?" यदि यह आपको ऐंठता है, तो कुछ संपादन करें.

6. कार्रवाई के लिए अपनी कॉल स्पष्ट करें

आपका व्यावसायिक संचार एक उद्देश्य के साथ भेजा जाता है; यह दुर्लभ है कि आप एक ईमेल लिखेंगे जो विशुद्ध रूप से सूचनात्मक है। संभावना है, आपको कुछ करने के लिए अपने पाठक की आवश्यकता है: आपको वापस बुलाएं, आपको अधिक जानकारी दें, एक बैठक में उनकी उपस्थिति की पुष्टि करें, और इसी तरह.

अपने पाठक तक यह जानने के लिए मत छोड़ो कि आप उन्हें इस जानकारी के साथ क्या करना चाहते हैं। इसे बाहर वर्तनी, और विशिष्ट हो। उदाहरण के लिए:

• कृपया मंगलवार शाम 5 बजे तक किसी भी संपादन को वापस भेजें.
• कृपया इस क्लाइंट को समस्या के समाधान के लिए शुक्रवार तक वापस बुला लें.

आप जो चाहते हैं उसके बारे में स्पष्ट रहें और आप पाएंगे कि आपको अपने पाठकों से बेहतर परिणाम मिलेंगे.

प्रो टिप: ध्यान रखें कि यदि आपको किसी चीज पर तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है, तो प्राप्तकर्ता से व्यक्ति में बात करें। अपनी डेस्क से उठो और उनके कार्यालय में जाओ, या उन्हें फोन पर बुलाओ। लेखन एक महत्वपूर्ण माध्यम है, लेकिन जब आप कुछ करने की आवश्यकता होती है, तो एक व्यक्ति की बातचीत में कुछ भी नहीं होता है.

7. अपने ईमेल विषय लाइन का उचित रूप से उपयोग करें

आपके ईमेल की विषय पंक्ति एक शक्तिशाली उपकरण है; इसे अपने ईमेल के शीर्षक के रूप में सोचें। एक हेडलाइन का काम यह सुनिश्चित करना है कि शरीर पढ़ा हुआ हो। ऐसा करने के लिए, सुर्खियों को छोटा, प्रत्यक्ष, शक्तिशाली और विशिष्ट होना चाहिए.

उदाहरण के लिए, नीचे दो ईमेल विषय रेखाएँ देखें:

1. सोमवार की बैठक
2. सोमवार को भाग लेने, 14 अक्टूबर की दोपहर 2 बजे त्रैमासिक रिपोर्ट की बैठक

पहली विषय पंक्ति अस्पष्ट है और अनुत्तरित कई प्रश्नों को छोड़ती है। कौन सी सोमवार की बैठक? बैठक किस बारे में है? क्या मुझे भी इस बैठक के बारे में जानने की जरूरत है?

दूसरी विषय पंक्ति बहुत अधिक विशिष्ट है, और इस प्रकार जल्दी खुलने और पढ़ने की अधिक संभावना है। यह बताता है कि लेखक किस बैठक के बारे में बात कर रहा है, वह कब है, और इस विशेष बैठक में भाग लेने के दौरान आपको क्या आवश्यकता हो सकती है.

अपनी ईमेल विषय पंक्ति को कभी खाली न छोड़ें। ईमेल फ़िल्टर अक्सर रिक्त विषय लाइनों को स्पैम के रूप में वर्गीकृत करते हैं, इसलिए अपने ईमेल को याद करने से बचने के लिए इसे भरें.

प्रो टिप: यदि आपको केवल एक सरल प्रश्न पूछने की आवश्यकता है, तो संदेश का अंत (EOM) तकनीक का उपयोग करें। बस ईमेल विषय पंक्ति में अपना प्रश्न लिखें और अंत में "ईओएम" जोड़ें। यह आपके पाठक समय को बचाता है क्योंकि वे अधिक शानदार पाठ पढ़ने के बिना जल्दी से उत्तर दे सकते हैं.

उदाहरण के लिए, आपकी विषय पंक्ति कह सकती है, “क्या आप इस सोमवार की दोपहर 2 बजे की बैठक में भाग लेंगे? EOM। "

सुनिश्चित करें कि आपके प्राप्तकर्ता को पता है कि इस तकनीक का उपयोग करने से पहले ईओएम का क्या मतलब है। फिर, आदर्श रूप से वे अपनी वापसी ईमेल की विषय पंक्ति में कुछ इस तरह उत्तर देंगे, "हाँ, मैं वहाँ पहुँचूँगा। EOM। "

8. ईमेल में स्टिक टू वन टॉपिक

जब भी संभव हो अपने ईमेल को किसी एक विशिष्ट बिंदु या विचार पर केंद्रित रखें। यदि आपको किसी अन्य विषय को संबोधित करने की आवश्यकता है, तो एक अलग ईमेल लिखें। प्रति ईमेल एक विषय पर ध्यान केंद्रित करने से आपके पाठक को यह प्रक्रिया करने का समय मिलता है कि आप क्या कह रहे हैं और सीधे जवाब दें। यह उन्हें अपने ईमेल को अधिक कुशलता से व्यवस्थित करने और संग्रहीत ईमेल को तेज़ी से खोजने में भी मदद करता है.

उदाहरण के लिए, नीचे एक ईमेल का एक उदाहरण है जो बहुत सारे विषयों को कवर कर रहा है:

ईमेल विषय पंक्ति: सोमवार की बैठक 

तन: हाय स्टीव, 

पिछले सप्ताह त्रैमासिक रिपोर्ट पर आपके सभी काम के लिए धन्यवाद। आपने अच्छा काम किया! मुझे लगता है कि हमें इंट्रो को छोटा करने की जरूरत है, लेकिन इसके अलावा यह बहुत अच्छा है.

मैं यह देखने के लिए लिख रहा था कि क्या आप इस सोमवार की बैठक में भाग लेंगे। यदि हां, तो क्या आप कृपया अपने प्रारंभिक तिमाही रिपोर्ट ड्राफ्ट की एक प्रति ला सकते हैं? मैं इसे सुसान को दिखाना चाहता हूं.

इसके अलावा, क्या आपने कभी सिरैक्यूज़ में अल थॉम्पसन के साथ आधार को स्पर्श किया था? उन्हें अपने पिछले शिपमेंट के बारे में कुछ शिकायतें थीं और हमें यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि उन पर ध्यान दिया जाए। मुझे पता है कि यह कैसे निकला.

धन्यवाद,

जिम

रुकें और सोचें कि इस ईमेल में स्टीव को कितनी बातें संबोधित करने के लिए कहा गया है.

सबसे पहले, उसे यह पता लगाना होगा कि क्या जिम उसे इंट्रो संपादित करना चाहता है, या यदि जिम खुद ऐसा करने जा रहा है; यह स्पष्ट नहीं है। फिर उसे पुष्टि करनी होगी कि वह सोमवार की बैठक में होगा, और रिपोर्ट के मसौदे को भी याद रखना होगा। अंत में, उसे उन ग्राहक शिकायतों को संबोधित करना होगा और जिम को बताना होगा कि क्या हुआ.

ईमेल में कुछ महत्वपूर्ण अनुस्मारक हैं, और स्टीव इसे बचाना चाहते हैं। लेकिन शीर्षक केवल कहता है, "सोमवार की बैठक।" यदि वह उन ग्राहक शिकायतों को दूर करने के लिए एक अनुस्मारक के रूप में सहेजना चाहता है, तो हेडलाइन का वास्तविक विषय से कोई लेना-देना नहीं है। उसे यह याद रखना होगा कि ग्राहक की शिकायतों को दूर करने के लिए अनुस्मारक "सोमवार की बैठक" नामक ईमेल में था।

अपने पाठकों को एक एहसान करो और उनके लिए जितना संभव हो उतना आसान चीजें बनाएं। प्रति ईमेल एक विषय के साथ इसे सरल रखें.

9. बुरी खबर देने के लिए कभी भी ईमेल का उपयोग न करें

बुरी खबर देने के लिए कभी भी ईमेल का उपयोग न करें। यदि आपको अपनी टीम में किसी को लेटने की ज़रूरत है, या फीडबैक प्रदान करें जो कि रोसी से कम ध्वनि करेगा, तो इसे व्यक्ति में करें। ईमेल के माध्यम से होने वाली गलतफहमी के लिए यह आसान है, एक संभावना है जो तब बढ़ जाती है जब आप बुरी खबर देने के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। व्यक्ति में, आप करुणा और सहानुभूति के साथ संवाद कर सकते हैं, और अपनी ईमानदारी और इरादों को आगे बढ़ाने के लिए आप अपनी शारीरिक भाषा और मुखर स्वर का उपयोग कर सकते हैं। यह कुछ ऐसा है जो आप ईमेल के माध्यम से नहीं कर सकते.

10. प्रूफ्रेड, प्रूफ्रेड, प्रूफ्रेड

व्याकरण और वर्तनी की गलतियाँ शर्मनाक हैं, और वे आपकी विश्वसनीयता को चोट पहुँचाती हैं। ज़रूर, आप वर्तनी जाँच उपकरणों पर भरोसा कर सकते हैं, लेकिन वे सब कुछ नहीं पकड़ते हैं, विशेष रूप से ऐसे शब्द जो संदर्भ से बाहर उपयोग किए जाते हैं.

एक बार जब आप लिखना समाप्त कर लें, तो इसे तुरंत प्रूफरीड करें। और, जब भी संभव हो, इसे हटा दें और इसे कुछ घंटों (या कुछ दिनों बाद) फिर से पढ़ें। अपने आप को लेखन से कुछ दूरी देने से आपको उन गलतियों को समझने में मदद मिलेगी जो आप पहले पढ़ने के माध्यम से याद कर सकते हैं.

प्रो टिप: प्रूफरीडिंग करते समय, प्रत्येक वाक्य को ध्यान से पढ़ें। जॉर्ज ऑरवेल की सलाह लीजिए, जो कहता है, “एक कुशल लेखक, हर वाक्य में, जो वह लिखता है, अपने आप से कम से कम चार प्रश्न पूछेगा, इस प्रकार: मैं क्या कहना चाह रहा हूं? क्या शब्द इसे व्यक्त करेंगे? क्या छवि या मुहावरे इसे स्पष्ट करेंगे? क्या यह छवि एक प्रभाव के लिए पर्याप्त ताजा है? और वह शायद खुद से दो और पूछेंगे: क्या मैं इसे जल्द ही डाल सकता हूं? क्या मैंने ऐसा कुछ कहा है, जो बुरी तरह से बदसूरत है? ”

यदि ईमेल या रिपोर्ट विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, तो इसे अपने इच्छित दर्शकों को भेजने से पहले किसी विश्वसनीय मित्र या सहकर्मी को पढ़ने के लिए दें। आँखों की एक ताजा जोड़ी अतिरिक्त गलतियों को याद कर सकती है जो आपने याद की.

प्रो टिप: यदि आपको लगता है कि आपको अपने व्यापार लेखन के साथ अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता है, तो ग्रामरली जैसी सेवा का उपयोग करें, जो आपके पाठ को स्कैन करती है और दोनों सरल और जटिल व्याकरण की गलतियों की पहचान करती है (गलत संदर्भ में उपयोग किए गए सही वर्तनी शब्दों सहित)। आपको प्रत्येक गलती के लिए स्पष्टीकरण भी मिलते हैं ताकि आप भविष्य में अपने लेखन में सुधार कर सकें.

अंतिम शब्द

कोई भी एक बेहतर लेखक बनना सीख सकता है, और अपने लेखन को बेहतर बनाने का सबसे अच्छा तरीका है अभ्यास. जितना अधिक आप लिखेंगे, उतना ही बेहतर होगा। आप कौरसेरा के माध्यम से एक मुफ्त ऑनलाइन व्यापार लेखन पाठ्यक्रम लेने पर भी विचार कर सकते हैं। वर्ग कोलोराडो-बोल्डर विश्वविद्यालय द्वारा बनाया गया था और यदि आप ऑडिट करते हैं तो यह मुफ़्त है.

आपके व्यवसाय लेखन में आप सबसे अधिक बार क्या गलतियाँ करते हैं? आपको क्या लगता है आप अच्छा करते हैं?