अपने छोटे व्यवसाय के लिए 15-स्टेप वार्षिक चेकअप - क्या आप ट्रैक पर हैं?

आपके व्यवसाय का वित्तीय स्वास्थ्य इसकी सफलता का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। वर्ष में कम से कम एक बार, यह जांचने के लिए समय निकालें कि आपका व्यवसाय कैसे चल रहा है और सुनिश्चित करें कि आप अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदम उठा रहे हैं। यहां 15 कदम हैं जो आप बस ऐसा करने के लिए ले सकते हैं

राजस्व

राजस्व वह राशि है जो आपके व्यवसाय द्वारा खर्च या उससे पहले आय होती है, जब तक कोई खर्च नहीं किया जाता है। राजस्व के बिना, आपकी कंपनी लाभ नहीं कमा सकती है और लंबे समय तक व्यवहार्य रह सकती है। यहां बताया गया है कि अपने राजस्व को सकारात्मक वित्तीय परिणामों के लिए कैसे सुनिश्चित किया जाए.

चरण 1: राजस्व लक्ष्यों की वास्तविक राजस्व से तुलना करें

प्रत्येक व्यवसाय को एक बजट की आवश्यकता होती है जो प्रत्याशित राजस्व और व्यय को तोड़ता है। लेकिन ध्यान रखें कि एक बार मसौदा तैयार करने के बाद एक बजट धूल इकट्ठा करने के लिए नहीं होता है। यह एक जीवित दस्तावेज है जो आपको बेहतर निर्णय लेने और पूरे वर्ष में सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकता है.

अपना वर्तमान बजट खींचें और अपने राजस्व लक्ष्यों की तुलना अपने वास्तविक परिणामों से करें। क्या आपको अपना निशाना चूक गया? यदि हां, तो क्यों? राजस्व की कमी के लिए आपको अपने खर्च को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है.

यदि आपने अपने राजस्व लक्ष्यों को मारा या पार किया, तो आपने क्या किया? क्या आप भविष्य में इसका अधिक उपयोग कर सकते हैं? अपनी आपातकालीन निधि बनाने के लिए अपने राजस्व अधिशेष का उपयोग करें.

चरण 2: विविध करें

जब आप राजस्व की समीक्षा कर रहे हों, तो एक ग्राहक या एक उत्पाद से आपकी आय कितनी आती है, इस पर ध्यान दें। यदि एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक स्रोत से आता है, तो क्या होगा यदि वह राजस्व धारा कल सूख जाए? क्या आपका व्यवसाय गंभीर संकट में होगा? नए उत्पादों या बाजारों में विविधता लाना जोखिम भरा हो सकता है, लेकिन यह आपको स्थिरता का एक उपाय बनाए रखने में भी मदद कर सकता है.

चरण 3: आउटसोर्स

आपका अधिकांश समय गैर-राजस्व-उत्पन्न करने वाले कार्यों जैसे कि सोशल मीडिया, बहीखाता, वेबसाइट रखरखाव, या प्रतीत होता है अथाह ईमेल इनबॉक्स से निपटने में व्यतीत होता है? यदि आप इन कार्यों पर समय व्यतीत कर रहे हैं तो विकास में बाधा आ रही है, यह समय व्यवसाय के उन क्षेत्रों को आउटसोर्स करने का है ताकि आप अपने राजस्व में वृद्धि पर ध्यान केंद्रित कर सकें.

चरण 4: अपनी ग्राहक सूची की समीक्षा करें

क्या आपके पास कोई क्लाइंट या ग्राहक है जो आपकी ऊर्जा को ख़त्म करता है? शायद वे वही हैं जो हमेशा कीमत पर परेशान रहते हैं या कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उन्हें खुश करने के लिए कितनी मेहनत करते हैं। शायद उन ग्राहकों को काटने का समय आ गया है.

कंपनी शुरू करते समय, व्यवसाय के मालिकों के लिए किसी भी भुगतान करने वाले ग्राहक को लेना आम है, चाहे वे कितने भी मुश्किल हों। लेकिन कुछ बिंदु पर, उन समस्या ग्राहकों को खोए हुए समय और राजस्व में आपकी लागत से अधिक हो सकती है। यदि आप ऊर्जा-निकास वाले ग्राहकों पर खर्च कर रहे हैं, तो आप उन ग्राहकों के साथ काम करने से धोखा देते हैं जिनसे आप प्यार करते हैं, विनम्रता और पेशेवर रूप से उन्हें आग लगाते हैं.

व्यय

बिक्री और विकास पर ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है, लेकिन यदि आप लागत का प्रबंधन नहीं कर रहे हैं, तो राजस्व तेजी से बाहर निकलता है, जैसे ही वे आते हैं। यहां बताया गया है कि आपके व्यवसाय के खर्च के बारे में अधिक जानकारी कैसे बनें।.

चरण 5: साल-दर-साल के रुझान को देखें

पिछले कुछ वर्षों के अपने लाभ और हानि रिपोर्ट पर एक नज़र डालें। साल-दर-साल आपके खर्च कैसे बदले हैं? यदि आपका व्यवसाय बढ़ रहा है, तो लागत में कुछ वृद्धि उचित है। सब के बाद, खर्च अक्सर राजस्व ड्राइव करते हैं। हालाँकि, यदि आप पूरा ध्यान नहीं दे रहे हैं, तो कुछ खर्च हाथ से निकल सकते हैं। अपने खर्च पर एक नज़र डालें और देखें कि क्या आप गुणवत्ता पर नकारात्मक प्रभाव डाले बिना लागत में कटौती कर सकते हैं.

चरण 6: पुनरावर्ती खर्चों की समीक्षा करें

सदस्यता-आधारित व्यवसाय मॉडल फलफूल रहा है। आवश्यकतानुसार उत्पादों और सेवाओं को खरीदने के बजाय, आप उन्हें नियमित रूप से प्राप्त करने के लिए मासिक या वार्षिक शुल्क का भुगतान करते हैं। यह सुविधाजनक है क्योंकि अब आपको किसी उत्पाद से बाहर चलने या अपनी सेवा को निलंबित करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन यह सुविधा उस कीमत पर आती है जब आप उस सदस्यता का भुगतान कर रहे हैं जिसका आप उपयोग नहीं कर रहे हैं.

अपनी सदस्यता की समीक्षा करें और किसी भी रद्द करें जो अब आप उपयोग नहीं कर रहे हैं। उन लोगों के लिए जिन्हें आप रखने का निर्णय लेते हैं, विचार करें कि क्या योजना स्तरीय आपके लिए अभी भी सही है। उदाहरण के लिए, आप अपने अकाउंटिंग या सोशल मीडिया मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में प्रीमियम फीचर्स के लिए भुगतान कर सकते हैं, जब किसी कंपनी से लोअर-टियर वर्जन मिलता है Quickbooks अपनी आवश्यकताओं को भी पूरा करेगा.

प्रो टिप: यदि आपका व्यवसाय कर्मचारियों या ठेकेदारों को भुगतान करता है, तो विश्वसनीय पेरोल कंपनी का होना आवश्यक है. क्विकबुक पेरोल सब कुछ सहज और सरल बनाने के अपने Quickbooks बहीखाता सॉफ्टवेयर में सही एकीकृत करता है.

प्राप्तियों

प्राप्य खाता वह धन है जिसे ग्राहक आपके द्वारा पहले से प्रदान की गई अच्छी या सेवाओं के लिए देते हैं। कई व्यवसाय इस कारण से चले गए हैं, हालांकि बिक्री मजबूत थी, इसका राजस्व बैंक के बजाय प्राप्य खातों में बैठा था। यहां बताया गया है कि आप अपने नकदी प्रवाह को मजबूत रखने के लिए अपने समय के कुछ मिनटों का निवेश कैसे कर सकते हैं.

चरण 7: संग्रह प्रक्रियाओं की समीक्षा करें

क्या आपके पास बकाया रसीदें हैं जो 30, 60, या 90 दिन पिछले या पुराने हैं? यह आपके संग्रह की प्रक्रियाओं की समीक्षा करने का समय है। अमेरिका की कमर्शियल कलेक्शन एजेंसियों के एक अध्ययन में पाया गया है कि एक नाजुक खाते में जमा होने की संभावना काफी हद तक कम हो जाती है, क्योंकि यह अवैतनिक है। 30 दिनों के अतीत के कारण, आपके पास संग्रह करने का 88.7% मौका है, लेकिन 90 दिनों के अतीत के कारण, यह मौका 68.9% तक गिर जाता है.

तो, आप अपनी मेहनत की कमाई को अपनी बैलेंस शीट में बांधने से कैसे बचते हैं?

• लघु भुगतान शर्तें. मेलिंग पेपर चालान और चेक प्राप्त करना आदर्श हुआ करता था। उस माहौल में, ग्राहकों को भुगतान करने के लिए 30 दिनों का समय देना क्योंकि यह मेल देरी के लिए अनुमति देता है। आज, अधिकांश व्यावसायिक ईमेल चालान और इलेक्ट्रॉनिक भुगतान जारी करते हैं। अपनी भुगतान शर्तों को "नेट 30" से "रसीद के कारण भुगतान" में बदलें और दो सप्ताह के बाद पालन करें.
• जैसे ही पेमेंट ड्यू पास्ट हो जाता है, वैसे ही ग्राहकों के साथ पालन करें. लिखित संग्रह पत्र और ईमेल को अनदेखा करना आसान है। जब उनका भुगतान देर से हो, तो फोन उठाएं और ग्राहकों को कॉल करें। यदि कोई समस्या है तो आप जल्दी पता लगा लेंगे और एक अच्छे ग्राहक संबंध को बनाए रखते हुए इसे हल करने के लिए काम कर सकते हैं.
• ग्राहकों को भुगतान करने के लिए एक प्रोत्साहन दें. देर से भुगतान करने वालों को जल्दी भुगतान करने या दंड देने के लिए प्रोत्साहन ग्राहक। यदि ग्राहक 10 दिनों के भीतर भुगतान करते हैं तो एक सामान्य प्रोत्साहन 10% छूट है। लेट फीस फ्लैट फीस या चालान राशि का प्रतिशत हो सकता है। उदाहरण के लिए, चालान के 30 दिन के अतिदेय होने पर आप प्रति माह 1.5% अवैतनिक शेष राशि का शुल्क ले सकते हैं.

प्राप्तियों के शीर्ष पर रहना और पिछले-कारण वाले ग्राहकों को कॉल करना एक आवश्यक व्यावसायिक कार्य है, लेकिन एक जिसके लिए कई छोटे व्यवसाय के मालिकों के पास समय या झुकाव नहीं है। यदि ये कार्य हमेशा आपकी टू-डू सूची में सबसे नीचे हैं, तो ध्यान रखें कि वे आउटसोर्स करने के लिए उत्कृष्ट चीजें हैं.

चरण 8: संविदा और चालान में समीक्षा की शर्तें

यदि वे नहीं जानते कि आपके शेड्यूल क्या हैं, तो आपके ग्राहक समय पर भुगतान नहीं करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपके क्लाइंट कॉन्ट्रैक्ट और इनवॉइस स्पष्ट अपेक्षाएं सेट करते हैं कि कब भुगतान हो रहे हैं और भुगतान देर से होने पर क्या होता है.

उदाहरण के लिए, क्या आप सेवा निलंबित करेंगे? क्या आपको भविष्य की सेवाओं के लिए भुगतान की आवश्यकता होगी? क्या आप उन्हें संग्रह में भेजेंगे? जब आपके अनुबंधों और चालानों में शर्तों का उल्लेख किया जाता है, तो आपके पास देर से भुगतान करने वालों के साथ चर्चा में सौदेबाजी की चिप होती है.

देय

देय देयताएँ वह धनराशि है जो आपके व्यवसाय के लिए उपयोगिताओं, सूची, और आपूर्ति जैसी चीजों के लिए बकाया है। देय खातों का प्रबंधन करना आवश्यक है क्योंकि यदि आप अपने भुगतान को नियंत्रित नहीं करते हैं, तो आप अपने विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ धीमी गति से भुगतान करने वाले के रूप में प्रतिष्ठा पा सकते हैं। यह आपको लेट फीस, बढ़ी हुई ब्याज दर और यहां तक ​​कि खोए हुए आपूर्तिकर्ताओं के रूप में भी पैसा खर्च कर सकता है। यहां यह सुनिश्चित करने के बारे में बताया गया है कि आप अपने खातों को देय रूप से प्रबंधित कर रहे हैं.

चरण 9: लेट फीस की समीक्षा करें

क्या आपके व्यवसाय ने पिछले साल कोई विलंब शुल्क अदा किया था? भुगतान को अभी और उसके बाद भूल जाना एक बात है, लेकिन अगर आप अपने राजस्व का एक हिस्सा पिछले बकाया देयताओं पर देर से फीस में खो रहे हैं, तो आपको कारण की पहचान करने की आवश्यकता है.

शायद आपको अपने बिलों का भुगतान करने में परेशानी होती है क्योंकि आपके ग्राहक आपको भुगतान करने में धीमे हैं। या हो सकता है कि आपकी पुस्तकें अव्यवस्थित हों और आपको एक बेहतर बहीखाता पद्धति से लाभ होगा। फिर से, बहीखाता पद्धति और बिल भुगतान आउटसोर्स करने के लिए आसान क्षेत्र हैं यदि वे कुछ ऐसा हैं जिसे आप अपने दम पर संभालने के लिए संघर्ष करते हैं.

संपत्ति

परिसंपत्तियां मूल्य की वस्तुएं हैं जो आपके व्यवसाय का मालिक है। इनमें नकदी, सूची, फर्नीचर और उपकरण जैसी मूर्त वस्तुएं, साथ ही कॉपीराइट, पेटेंट और आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा जैसी अमूर्त संपत्ति शामिल हैं। यदि आप अपनी संपत्तियों पर सही तरीके से नज़र नहीं रख रहे हैं, तो आप यह नहीं जान सकते हैं कि उनका उपयोग कैसे किया जा रहा है, जब उन्हें मरम्मत करने या बदलने की आवश्यकता होती है, या जब कोई नुकसान होता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने निवेश की सुरक्षा कैसे कर रहे हैं.

चरण 10: अपने फिक्स्ड एसेट शेड्यूल की समीक्षा करें

आपका अपना क्या है? प्रत्येक व्यवसाय को एक निश्चित संपत्ति अनुसूची की आवश्यकता होती है जिसमें प्रत्येक संपत्ति के साथ-साथ उसकी खरीद मूल्य और तिथि का विवरण शामिल होता है। यह एक साधारण स्प्रेडशीट या आपके अकाउंटेंट द्वारा बनाए गए विस्तृत मूल्यह्रास अनुसूची हो सकती है। वर्ष में कम से कम एक बार, यह सुनिश्चित करने के लिए इस सूची की समीक्षा करें कि नए आइटम जोड़े गए हैं ताकि आप अपने कर रिटर्न में किसी भी मूल्यवान मूल्यह्रास की कटौती को याद न करें।.

उन वस्तुओं को भी देखें जिन्हें आपने निपटाया है जिन्हें सूची से हटाने की आवश्यकता है। अक्सर, व्यवसाय एक पुराने उपकरण को बदल देते हैं या इसे सेवा से बाहर कर देते हैं लेकिन इसे अपने अचल संपत्तियों के रजिस्टर से निकालना भूल जाते हैं। यदि आपको अपने राज्य या स्थानीय सरकार के साथ एक व्यावसायिक व्यक्तिगत संपत्ति दाखिल करने की आवश्यकता होती है, तो पुरानी संपत्ति को सूची में छोड़ने का मतलब यह हो सकता है कि आप हर साल इस कर को समाप्त कर रहे हैं.

चरण 11: एक मरम्मत और प्रतिस्थापन जाँच करें

अपनी भौतिक संपत्ति, जैसे वाहन, उपकरण, फर्नीचर और कंप्यूटर का निरीक्षण करें। क्या उनमें से किसी को रखरखाव की आवश्यकता है? अब शेड्यूल करने के लिए एक अच्छा समय है। जब आप इस पर हों, तो विचार करें कि क्या आपकी किसी भी भौतिक संपत्ति को अगले साल या दो में बदलने की आवश्यकता है। यदि हां, तो आप अब प्रतिस्थापन को कवर करने के लिए अलग से धनराशि सेट करना शुरू कर सकते हैं.

चरण 12: अपने ऑनलाइन प्रतिष्ठा की निगरानी करें

आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा एक बैलेंस शीट पर एक पंक्ति वस्तु नहीं है, लेकिन कोई गलती न करें: आज की वेब केंद्रित दुनिया में, आपके ऑनलाइन प्रतिष्ठा की निगरानी आवश्यक है.

आपके व्यवसाय का नाम Google देखता है कि क्या आता है। येल्प और अन्य समीक्षा साइटों पर समीक्षा की जाँच करें। यदि आप नकारात्मक समीक्षा पाते हैं, तो रचनात्मक प्रतिक्रिया पर प्रतिक्रिया दें जो ग्राहकों को दिखाती है कि आप चीजों को सही बनाना चाहते हैं। यदि आप ऐसी जानकारी देखते हैं जो गलत या अनुचित है, तो इसे हटाए जाने पर गौर करें.

अन्य क्षेत्र

अपने व्यवसाय को स्वस्थ और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कहाँ जाना चाहते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए यहां कुछ अतिरिक्त कदम दिए गए हैं.

चरण 13: अपनी कानूनी संरचना की समीक्षा करें

क्या आपका व्यवसाय एकमात्र स्वामित्व, साझेदारी, एलएलसी, एस-निगम या निगम है? क्या वह कानूनी संरचना अभी भी समझ में आती है? यदि आपका व्यवसाय आपके इकाई प्रकार का चयन करने के बाद काफी हद तक बढ़ गया है, तो अपने एकाउंटेंट या सलाहकार से इस बारे में बात करें कि क्या आपकी वर्तमान व्यवसाय संरचना अभी भी आपके लिए सही है?.

कर सुधार ने व्यवसायों, विशेषकर निगमों के लिए कर नियमों में कई बदलाव किए। आप अपनी व्यापार संरचना को बदलकर नए कर नियोजन अवसरों का लाभ उठाने और अपने कर बिल को कम करने में सक्षम हो सकते हैं.

चरण 14: अपने व्यवसाय बीमा कवरेज की जाँच करें

पिछले एक साल में आपका व्यवसाय कैसे बदला है? आपके व्यावसायिक आकार, संरचना और व्यवसाय मॉडल में परिवर्तन इसकी सुरक्षा के लिए आवश्यक बीमा कवरेज के प्रकार और मात्रा को प्रभावित कर सकते हैं। आपके द्वारा शुरू किया गया बीमा कार्यक्रम अब और अच्छा नहीं हो सकता है.

अपने बीमा एजेंट के साथ एक बैठक अनुसूची करें कि क्या आपको कवरेज जोड़ने या सामान्य देयता, संपत्ति, पेशेवर देयता, श्रमिकों के मुआवजे या छाता कवरेज पर अपनी सीमा बढ़ाने की आवश्यकता है। जब आप इस पर हों, तो अन्य कंपनियों से प्रतिस्पर्धी उद्धरण प्राप्त करें। आसपास खरीदारी करने से आपको समान कवरेज के लिए बेहतर दर मिल सकती है.

चरण 15: अपनी ऑनलाइन सुरक्षा का परीक्षण करें

आपकी जानकारी, और आपके ग्राहकों की जानकारी को सुरक्षित और निजी रखना महत्वपूर्ण है। अपने डेटा को सुरक्षित रखने के लिए राष्ट्रीय साइबर सुरक्षा गठबंधन के इन चरणों का पालन करें:

• सुनिश्चित करें कि आपके सभी उपकरणों पर सुरक्षा सॉफ़्टवेयर वायरस, मैलवेयर और अन्य ऑनलाइन खतरों से बचाने के लिए चालू है.
• यदि विकल्प है तो स्वचालित सॉफ्टवेयर अपडेट चालू करें.
• जब भी संभव हो हमेशा मजबूत पासवर्ड और दो-कारक प्रमाणीकरण का उपयोग करें.
• क्लाउड में या नियमित आधार पर एक अलग हार्ड ड्राइव पर डेटा का बैकअप लें.
• डेटा या महत्वपूर्ण प्रणालियों तक पहुंच सुनिश्चित करना उन कर्मचारियों तक सीमित है जिन्हें अपनी नौकरी करने के लिए इसकी आवश्यकता होती है.
• एक स्पष्ट नीति रखें कि कर्मचारी अपने कार्य कंप्यूटर और उपकरणों पर क्या रख सकते हैं और स्थापित कर सकते हैं.
• कर्मचारियों को ईमेल में संदिग्ध लिंक खोलने या अज्ञात वेबसाइटों पर जाने के लिए प्रशिक्षित न करें.

अंतिम शब्द

एक स्वस्थ कंपनी सिर्फ मुनाफे के बारे में नहीं है। यह लाइनों के बीच पढ़ने और सही प्रश्न पूछने के बारे में भी है कि आप अपने व्यवसाय को कैसे बेहतर बना सकते हैं। उपरोक्त चरणों में समय लगता है, इसलिए यदि आप एक वर्ष में एक बार सब कुछ से निपटने के लिए कुछ दिन अलग सेट करने के लिए नहीं दिख सकते हैं, तो हर महीने या तिमाही में कुछ घंटे सेट करें और सूची को प्रबंधनीय विखंडू में तोड़ दें.

जो भी तरीका आप चुनते हैं, एक व्यवसाय चेकअप चलाने से आपको यह पता चल सकता है कि आपके व्यवसाय के साथ क्या हो रहा है और आपको बाद में किसी भी वित्तीय हिचकी से बचने में मदद मिलेगी.

क्या आप नियमित रूप से अपने व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य की जांच करते हैं? आप इस सूची में क्या कदम जोड़ेंगे?