क्लाउड-आधारित बिजनेस फोन सिस्टम (पीबीएक्स) - पेशेवरों और विपक्ष, स्विच क्यों करें

अर्नेस्टाइन प्रसन्न दर्शकों के बाद से बहुत कुछ बदल गया है। "मा बेल" एकाधिकार का प्रतिनिधित्व करती है वह छोटी, क्षेत्रीय कंपनियों में टूट गई थी। स्वचालन ने नाटकीय रूप से लाइन-स्विचिंग दक्षता में सुधार किया और मूल रूप से मानव ऑपरेटरों को समाप्त कर दिया। सेलुलर क्रांति ने विरासत लैंडलाइन प्रदाताओं के प्रभुत्व को नष्ट कर दिया और बहुत आवश्यक प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा दिया। और वॉइस ओवर इंटरनेट प्रोटोकॉल (वीओआईपी) के आगमन ने जटिल व्यावसायिक फोन प्रणालियों के प्रदर्शन और उपयोगिता में काफी सुधार किया.

इन दिनों बाकी सब की तरह, व्यावसायिक संचार में तीव्र गति से परिवर्तन जारी है। पिछले एक दशक के दौरान, तेजी से परिष्कृत और विश्वसनीय क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम ने वीओआईपी का लाभ उठाया है और गतिशील व्यवसायों और उनके हमेशा-के-लिए-जाने वाले कर्मचारियों के लिए एक चुस्त, लागत प्रभावी समाधान बनाने के लिए विरासत व्यापार फोन सिस्टम की सबसे अच्छी विशेषताएँ हैं। यदि आप अभी भी एक पुराने स्कूल सिस्टम पर अपने आंतरिक और बाहरी संचार चलाते हैं, तो आप क्लाउड-आधारित सिस्टम को एक नज़दीकी रूप देने के लिए इसे अपनी निचली पंक्ति के लिए छोड़ देते हैं - और स्विच बनाने पर गंभीरता से विचार करें.

क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम क्या हैं?

"ओल्ड स्कूल" बिजनेस फोन सिस्टम का निर्माण

क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम अपने सबसे हालिया सुधार - और अभी भी व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले - पूर्ववर्तियों, जिन्हें ऑन-प्रिमाइसेस प्राइवेट ब्रांच एक्सचेंज (पीबीएक्स) के रूप में जाना जाता है। ऑन-प्राइज़ पीबीएक्स निजी स्विचिंग या एक्सचेंज सिस्टम हैं जो सिस्टम उपयोगकर्ताओं (उदाहरण के लिए, एक ही कार्यालय में कर्मचारी) के साथ-साथ सार्वजनिक टेलीफोन नेटवर्क (कार्यालय के बाहर के लोगों से संवाद करने के लिए) के बीच आंतरिक कनेक्शन प्रदान करते हैं।.

हर पीबीएक्स स्टेशन, यह एक डेस्क टेलीफोन, मॉडेम या फैक्स मशीन हो, एक विस्तार संख्या है जो इसे आंतरिक रूप से पहचानती है। एक्सटेंशन नंबर सार्वजनिक नंबर प्रणाली के साथ संरेखित हो सकते हैं - उदाहरण के लिए, एक ऐसा फोन जिसका सार्वजनिक नंबर (555) 555-4321 आंतरिक रूप से "एक्सटेंशन 4321" के रूप में जाना जा सकता है - या उनकी स्वयं की नंबरिंग प्रणाली हो सकती है। नए पीबीएक्स सिस्टम काफी परिष्कृत हैं, जिसमें उपयोगी फीचर्स जैसे कॉल फॉरवर्डिंग और ऑटोमैटिक डायलिंग के बाहर हैं.

जब उन्होंने पहली बार दृश्य मारा, पीबीएक्स ने मानव ऑपरेटरों द्वारा नियंत्रित मैनुअल एक्सचेंज सिस्टम पर एक बड़ा सुधार चिह्नित किया - टॉमलिन के अर्नेस्टाइन द्वारा तिरछे सिस्टम। आज भी, पीबीएक्स सभी खराब नहीं हैं। वे आंशिक रूप से स्वचालित होते हैं और मजबूत इंटरकनेक्ट की सुविधा देते हैं जो मैनुअल लाइन स्विचिंग की आवश्यकता को कम करते हैं और केंद्रीय विनिमय उपकरणों पर भार को कम करते हैं। प्रति-कॉल के आधार पर, वे उन प्रणालियों की तुलना में बहुत सस्ते होते हैं जिन्हें वे बदल देते हैं। और अधिकांश आधुनिक पीबीएक्स सिस्टम स्थानीयकृत वीओआईपी नेटवर्क का उपयोग करते हैं, जो कि आस-पास के हार्डवेयर में निर्मित होते हैं, जो डिजिटल रूप से समझ रखने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए अपनी क्षमताओं को बढ़ाते हैं।.

हालांकि, पीबीएक्स पर - यहां तक ​​कि वीओआईपी-सक्षम सिस्टम - बस एक वैश्विक, इंटरकनेक्टेड अर्थव्यवस्था की मांगों से निपटने के लिए पर्याप्त रूप से लचीला नहीं हैं जो कि ग्रह पर और कहीं से भी डेटा की विशाल धाराओं के तेजी से वितरण पर निर्भर हैं। तदनुसार, ऑन-प्रिमाइसेस पीबीएक्स को लगातार लचीले, मोबाइल-संगत, क्लाउड-आधारित वीओआईपी सिस्टम द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है जो मूल पीबीएक्स मॉडल पर निर्माण करते हैं - बिना महंगा, कभी-कभी क्लूनी ऑन-साइट हार्डवेयर.

इन नई प्रणालियों को वैकल्पिक रूप से वर्चुअल PBXs, क्लाउड PBXs या होस्ट किए गए PBXs के रूप में जाना जाता है। वे सॉफ्टवेयर-ए-ए-सर्विस (SaaS) मॉडल की ओर बढ़ते हैं, जो फैलाए गए क्लाउड-आधारित सिस्टम के माध्यम से ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम की अधिकांश या सभी कार्यक्षमता प्रदान करते हैं, जिसके लिए उपयोगकर्ता चल रहे सदस्यता शुल्क का भुगतान करते हैं। वर्चुअल पीबीएक्स और आधुनिक ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम के बीच सबसे बड़ा अंतर हार्डवेयर की राशि है - और संबंधित तकनीकी विशेषज्ञता - जो ग्राहक के कार्यालय स्थान में भौतिक रूप से मौजूद होना आवश्यक है। क्योंकि उन्हें ऑन-साइट हार्डवेयर या तकनीकी प्रबंधन की अधिक आवश्यकता नहीं होती है, वर्चुअल पीबीएक्स की अग्रिम लागत लगभग हमेशा ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम से कम होती है.

यहां क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम के अपसाइड और डाउनसाइड पर करीब से नजर डाली गई है.

लाभ

1. सीमित हार्डवेयर आवश्यकताएँ

क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम के लिए विशेष हार्डवेयर की आवश्यकता नहीं होती है। वे आमतौर पर लैंडलाइन और सेल्युलर उपकरणों के साथ संगत होते हैं, जिसमें कार्यालय डेस्क फोन, फैक्स मशीन और स्मार्टफोन शामिल हैं, जिसमें "अपना खुद का डिवाइस लाएं" (बीओओडी) स्मार्टफोन (व्यक्तिगत और पेशेवर गतिविधियों के लिए उपयोग किए जाने वाले कर्मचारी-स्वामित्व वाले उपकरण) शामिल हैं।.

स्वाभाविक रूप से, महंगा हार्डवेयर आवश्यकताओं के बिना, क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम को तैनात करना अपेक्षाकृत सस्ता है। ग्राहक केवल सदस्यता शुल्क और कॉलिंग मिनट, टोल-फ्री फोन नंबर, वैनिटी नंबर और अन्य ऐड-ऑन सेवाओं से जुड़ी किसी भी कीमत का भुगतान करते हैं। क्लाउड-आधारित सिस्टमों में bespoke हार्डवेयर की कमी टर्न-अप गति को बढ़ा देती है - नए ग्राहकों को ऑर्डर देने के बाद हार्डवेयर के आने का इंतजार नहीं करना पड़ता है, न ही आंतरिक आईटी कर्मचारियों या PBX निर्माता के कर्मचारियों को सिस्टम को स्थापित करने और कॉन्फ़िगर करने के लिए। वर्चुअल पीबीएक्स अधिक या कम प्लग-एंड-प्ले हैं - हालांकि, निश्चित रूप से, एक संक्षिप्त सीखने की अवस्था है, जैसा कि किसी भी नए सॉफ्टवेयर सिस्टम के साथ होता है, चाहे उपयोगकर्ता के अनुकूल कोई भी हो.

2. सदस्यता मॉडल

अधिकांश क्लाउड-आधारित पीबीएक्स एक सदस्यता मॉडल का पालन करते हैं। ग्राहक आम तौर पर प्रति उपयोगकर्ता एक फ्लैट, मासिक दर का भुगतान करते हैं, जो पैकेज और प्रदाता ($ 25 से $ 45 प्रति माह, प्रति उपयोगकर्ता, पूर्ण-सेवा प्रणालियों के लिए विशिष्ट है) के आधार पर भिन्न होता है। सदस्यता शुल्क में उपयोगी सुविधाओं का एक समूह शामिल है, जिसमें कॉल कतार और पार्किंग, साझा लाइनें, इंटरकॉम क्षमताएं, कॉल अग्रेषण, ऑनलाइन सहयोग और बैठक क्षमताओं, इंटरनेट फैक्स, और बहुत कुछ शामिल हैं। इसमें तकनीकी सहायता, सिस्टम रखरखाव, और अन्य बुनियादी ढाँचे से जुड़े काम भी शामिल हैं, जिन्हें पीबीएक्स उपयोगकर्ताओं को आम तौर पर स्वयं के लिए खरीदना और भुगतान करना पड़ता है।.

परिणाम: छिपे हुए शुल्क के बिना एक सरल, आसानी से समझने वाला बिल.

3. पूर्ण मोबाइल संगतता

ऑन-द-गो व्यवसाय के माहौल में जिसमें कई (यदि अधिकांश नहीं) कर्मचारी कंपनी व्यवसाय का संचालन करने के लिए व्यक्तिगत उपकरणों का उपयोग करते हैं, तो वर्चुअल पीबीएक्स सिस्टम के सबसे बड़े विक्रय बिंदु में से एक उनकी मोबाइल संगतता है। सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल पीबीएक्स सिस्टम कर्मचारियों के मोबाइल उपकरणों को बिना उनकी संख्या को बदलने या व्यक्तिगत उपयोग से बचने के लिए मूल रूप से एकीकृत करता है। कई लोगों के पास मोबाइल ऐप हैं जो चलते-फिरते पीबीएक्स की अधिकांश या सभी सुविधाओं तक पहुँच प्रदान करते हैं। कुछ में विशेष आंतरिक टेक्स्ट मैसेजिंग क्षमताएं (बिजनेस एसएमएस) और पेजिंग भी शामिल हैं.

4. रिमोट, निरर्थक आवास और सिस्टम

किसी भी व्यावसायिक हार्डवेयर प्रणाली के लिए भौतिक सुरक्षा एक बड़ी चिंता है। हालांकि लोगों को उनका उपयोग करने के बारे में आश्वस्त करते हुए, पीबीएक्स सिस्टम के आधार पर वास्तव में काफी शारीरिक रूप से कमजोर हैं। एक स्थानीय बिजली की विफलता, प्राकृतिक आपदा, आग, या डकैती एक गिर गई झपट्टा में कमीशन पर बाहर एक संपूर्ण-आधार पीबीएक्स ले सकती है। यहां तक ​​कि जब ऐसी घटनाओं से कोई स्थायी नुकसान नहीं होता है, तो वे व्यवसाय संचालन और अराजकता को रोकते हैं.

वर्चुअल पीबीएक्स में फायरप्रूफिंग और निरर्थक बिजली प्रणालियों से लेकर बायोमेट्रिक एक्सेस कंट्रोल और 24/7 विज़ुअल मॉनिटरिंग तक भौतिक सुरक्षा की कई परतें हैं। बड़े क्लाउड-आधारित पीबीएक्स प्रदाताओं में आम तौर पर कई डेटा सेंटर होते हैं जो एक-दूसरे को वापस करते हैं - इस अप्रत्याशित घटना में कि एक आयोग से बाहर खटखटाया जाता है, सेवा बिना किसी रुकावट के जारी रहती है.

5. एंटरप्राइज-ग्रेड डेटा सुरक्षा

डेटा सुरक्षा एक और बड़ा व्यावसायिक जोखिम है। इस उपाय पर, क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम स्पष्ट रूप से बेहतर हैं। आउट-ऑफ-द-बॉक्स ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम केवल उतना ही अच्छा है जितना आईटी टीमें उनका समर्थन कर रही हैं। ऑन-प्रिमाइसेस सिस्टम का उपयोग करने वाली कंपनियों के पास बेहतर आईटी पेशेवर बनाने और एक पर्याप्त साइबर सुरक्षा को बनाए रखने में सक्षम पेशेवर थे। क्लाउड-आधारित प्रदाता संवेदनशील कंपनी डेटा और संचार को हैकर्स और स्नूपर्स के हाथों से बाहर रखने के लिए अत्याधुनिक एन्क्रिप्शन का उपयोग करके स्वयं डेटा सुरक्षा संभालते हैं।.

6. आसान, गैर-तकनीकी प्रशासन

गूढ़ ऑन-साइट हार्डवेयर और जटिल सहायक सॉफ़्टवेयर के बिना, क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम अपने ऑन-प्रिमाइसेस समकक्षों की तुलना में प्रशासन करना बहुत आसान है। समस्या निवारण, पैच और अपग्रेड सभी को दूरस्थ रूप से वर्चुअल PBX प्रदाता कर्मचारियों द्वारा नियंत्रित किया जाता है। वास्तव में, अधिकांश अग्रणी क्लाउड-आधारित सिस्टम डींग मारते हैं जो बिना किसी विशेष सिस्टम ज्ञान वाले आईटी कर्मचारियों को रैंक-और-फाइल करते हैं - या यहां तक ​​कि कार्यालय प्रबंधकों जैसे गैर-तकनीकी कर्मचारी भी - अपने वर्चुअल पीबीएक्स का प्रबंधन और रखरखाव कर सकते हैं।.

इन-हाउस सीमित समर्थन वाली छोटी कंपनियों के लिए, प्रशासन की यह आसानी महंगी गुणवत्ता या अज्ञात गुणवत्ता और लागत के ठेकेदारों को काम से बाहर रखने की आवश्यकता को समाप्त करती है। और, किसी भी आकार की कंपनियों के लिए, व्यवस्थापक-अनुकूल आभासी पीबीएक्स मूल्यवान आईटी संसाधनों को मुक्त करता है जो कहीं और उपयोग करने के लिए बेहतर हो सकते हैं.

7. तात्कालिक, विश्वव्यापी पहुंच

चूंकि वे मोबाइल नेटवर्क के साथ सहज रूप से एकीकृत होते हैं, इसलिए क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम दूरस्थ कर्मचारियों और स्वतंत्र ठेकेदारों तक त्वरित पहुंच प्रदान करते हैं, चाहे वे अगले काउंटी में स्थित हों या दुनिया भर में आधे रास्ते पर हों। यह बिखरी हुई कार्य बलों के साथ छोटी कंपनियों के लिए एक बड़ा लाभ है, क्योंकि यह बाहरी लोगों को एक बड़े, सामंजस्यपूर्ण इन-हाउस कार्यबल की छाप बताती है - बिक्री से हॉल के नीचे और इसके बाद का लेखा-जोखा। ग्राहकों, संभावनाओं और विक्रेताओं, जो ऐसी कंपनियों की मुख्य कार्यालय लाइनों में कॉल करते हैं, उन्हें कभी भी पता नहीं होता कि उन्हें सैकड़ों या हजारों मील दूर किसी को स्थानांतरित किया जा रहा है।.

8. कार्यालय स्थानों को स्विच करना आसान

क्या आपका व्यवसाय विस्तार कर रहा है, डाउनसाइज़ कर रहा है, या बस नए डिग्स में जा रहा है? किसी भी सिस्टम-विशिष्ट हार्डवेयर को स्थापित करने के लिए, क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम अत्यधिक पोर्टेबल हैं। और, चूंकि वे पूरी तरह से मोबाइल-संगत हैं, तो बदलाव सहज है - जब वे नए स्थानों पर संचार जारी रख सकते हैं, तो सेवा या पहुंच में कोई व्यवधान नहीं होता है।.

इसके विपरीत, पीबीएक्स पर आधारभूत परिवर्तन अनिवार्य रूप से कुछ डाउनटाइम का कारण बनता है। इस बात पर निर्भर करता है कि डाउनटाइम कब होता है, इसका प्रतिकूल व्यावसायिक प्रभाव हो सकता है.

नुकसान

1. आरंभिक टर्न-अप के बाद उच्चतर चालू लागतों के लिए संभावित

पीबीएक्स सिस्टम के ऑन-प्रिमाइसेस के पक्ष में सबसे मजबूत तर्कों में से एक है, चल रही संचार लागत को कम करना। आकार, उपयोग, उपकरण और अन्य कारकों, संगठनों पर निर्भर करता है कर सकते हैं घर पर कम भुगतान करें और चल रहे आभासी पीबीएक्स सदस्यता लागत के सापेक्ष दीर्घकालिक पीबीएक्स सिस्टम को बनाए रखें.

हालांकि, यह केवल उन संगठनों के लिए मामला होने की संभावना है जो अपने कार्यालयों को जल्द ही स्थानांतरित करने की उम्मीद नहीं करते हैं, क्योंकि नए कार्यालयों में फिक्स्ड पीबीएक्स सिस्टम स्थापित करने से जुड़ी लागत महत्वपूर्ण हो सकती है। व्यवसाय जो उम्मीद करते हैं कि समय के साथ उनके संचार में काफी बदलाव होने की आवश्यकता है, उन्हें पीबीएक्स सिस्टम में निवेश के बारे में दो बार सोचना चाहिए, क्योंकि विस्तार हार्डवेयर को जोड़ने के साथ जुड़े लागत (श्रम और उपकरण) जल्दी से बढ़ सकते हैं।.

2. इंटरनेट सिग्नल स्ट्रेंथ पर निर्भर हो सकता है

कुछ क्लाउड-आधारित सिस्टम केवल स्थानीय (लाइन) और वायरलेस इंटरनेट कनेक्शन पर निर्भर करते हैं। इस प्रकार कॉल की गुणवत्ता कनेक्शन की गुणवत्ता पर अत्यधिक निर्भर है.

जब कनेक्शन खराब या धब्बेदार होता है, तो आवाज की बातचीत को अंजाम देना मुश्किल या असंभव हो सकता है, अकेले में वीडियो मीटिंग करें या इंटरनेट (पेपरलेस सेंड) फैक्स के जरिए बड़ी मात्रा में डेटा ट्रांसफर करें। और, यदि कनेक्शन पूरी तरह से निकल जाता है, तो सेलुलर नेटवर्क (जैसे, डेस्कटॉप लैंडलाइन) से जुड़े फोन स्टेशन अस्थायी रूप से अक्षम नहीं होते हैं। यह उन कंपनियों के लिए चिंता का विषय है, जो अपने अधिकांश संचार मोबाइल उपकरणों पर करती हैं, लेकिन फिर भी ध्यान में रखने लायक है.

3. उपयोग शुल्क आश्चर्य कर सकते हैं

हालांकि कुछ क्लाउड-आधारित सिस्टम असीमित कॉलिंग योजना प्रदान करते हैं, अन्य लोग निर्धारित मिनटों के लिए एक फ्लैट दर (कहते हैं, प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह 1,000 मिनट), और बाकी को निश्चित या चर प्रति मिनट दरों पर बिल करते हैं। सीमित कॉलिंग योजनाएं कम कीमत के बिंदुओं पर अधिक सामान्य हैं, इसलिए ऐसी कंपनियां जो बजट के अनुकूल योजनाओं का विकल्प चुनती हैं, वे हैं जो अपने पहले बिलों को प्राप्त करने के बाद स्टीकर के झटके का अनुभव करती हैं।.

वैश्विक कंपनियों के लिए उपयोग शुल्क भी समस्याग्रस्त हैं जिनके विदेशों में बहुत सारे ग्राहक या टीम के सदस्य हैं - उदाहरण के लिए, उद्यम जो यू.एस.-आधारित खाता, बिक्री, और कार्यकारी टीमों की जोड़ी बनाते हैं, जो सस्ते श्रम बाजार में आधारित बैक-एंड डेवलपमेंट या निर्माण टीमों के साथ काम करते हैं। कम से कम, निर्णय लेने वालों को सावधानीपूर्वक अपने संचार बजट और अपेक्षित उपयोग दरों को निर्धारित करने की आवश्यकता है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि असीमित आभासी पीबीएक्स योजना समझ में आती है, और तदनुसार अपने प्रदाता का चयन करें।.

4. वेंडर लॉक-इन पीरियड के लिए संभावित

कुछ क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम विक्रेताओं को सेल फोन अनुबंधों के समान नए ग्राहकों के लिए लॉक-इन अवधि की आवश्यकता होती है। अन्य लोग केवल लंबी अवधि के थोक भुगतान के लिए छूट की पेशकश करते हैं - उदाहरण के लिए, सदस्यता पर 20% की कीमत में एक साल पहले भुगतान किया जाता है। दोनों मामलों में, वफादार रहने के लिए एक दायित्व या स्पष्ट प्रोत्साहन है। इससे ग्राहकों के सड़क के नीचे सब-बराबर सेवा के साथ फंसने का खतरा बढ़ जाता है.

उस ने कहा, लॉक-इन या एडवांस-पेड सब्सक्रिप्शन अवधि समाप्त होने के बाद क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम प्रदाताओं को बदलना बहुत आसान है, जो ऑन-प्रिमाइसेस विक्रेताओं को स्विच करने की तुलना में समाप्त हो जाता है, जिसके लिए हजारों डॉलर के उपकरण लिखने की आवश्यकता होती है, नए हार्डवेयर के आने का इंतजार करना , और एक नए संचार वास्तुकला के आसपास कर्मचारियों को फिर से शिक्षित करना.

क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम पर स्विच कैसे करें

क्लाउड-आधारित फ़ोन सिस्टम पर स्विच करना कोई कठिन प्रस्ताव नहीं है। यदि आपने कभी-कभी पीबीएक्स को स्थापित किया है (या स्थापना के साथ शामिल किया गया है), तो आप आश्चर्यचकित होंगे कि एक अच्छी तरह से तेल से सना हुआ आभासी पीबीएक्स कैसे आसानी से बदल जाता है.

उस ने कहा, वहाँ प्रतिस्पर्धात्मक आभासी PBX के बहुत सारे हैं। चूंकि आपका व्यवसाय एक मजबूत, लचीली संचार प्रणाली के बिना कामयाब नहीं हो सकता है, इसलिए यथासंभव अधिक विकल्पों के सापेक्ष गुणों का मूल्यांकन करना और यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि कौन सा प्रदाता आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है।.

इन प्रश्नों और विचारों के माध्यम से अपनी पसंद को फ़िल्टर करें, साथ ही किसी अन्य के साथ जो आपकी विशिष्ट व्यावसायिक स्थिति पर अधिक संकीर्ण रूप से लागू हो सकता है:

• उपयोगकर्ता गणना. कितने कर्मचारी या उपयोगकर्ता आपके सिस्टम पर होने की उम्मीद करते हैं? क्या आप निकट-अवधि के उपयोगकर्ता विकास का अनुमान लगाते हैं? विकास की योजना बनाने वाली कंपनियों को क्लाउड प्रदाताओं को देखना चाहिए जो बड़े ग्राहकों की प्रति-उपयोगकर्ता दरों में छूट देते हैं.
• टोल-फ्री कॉलिंग. क्या आपके व्यवसाय में टोल-फ्री नंबर है, या तो यू.एस. में या अंतरराष्ट्रीय स्तर पर? क्या आपको एक से अधिक की आवश्यकता है? इसका उपयोग कितना भारी है? जिन कंपनियों को टोल-फ़्री नंबरों की ज़रूरत है, वे उन प्रदाताओं को दिखना चाहिए, जिनके पास प्लान थ्रेशोल्ड में कॉल समय के लिए पर्याप्त टोल-फ्री कॉलिंग भत्ते और कम प्रति मिनट की दर है।.
• कॉल प्रबंधन जटिलता. आपके कॉल प्रबंधन की ज़रूरतें कितनी जटिल हैं? उदाहरण के लिए, क्या आपके पास कई कॉल समूह हैं, जो विभाग या किसी अन्य वर्गीकरण योजना से अलग हैं? क्या आपको पार्क या स्क्रीन कॉल करने की आवश्यकता है? क्या आपको कॉल लॉग्स के लिए आसान पहुँच की आवश्यकता है? क्या आपको साझा लाइनों, पेजिंग या इंटरकॉम क्षमताओं की आवश्यकता है? प्रत्येक उम्मीदवार प्रदाता की कॉल प्रबंधन क्षमताओं की अच्छी तरह से समीक्षा करना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि वे आपकी चुनी हुई योजना के साथ उपलब्ध हैं.
• कॉन्फ्रेंसिंग, मीटिंग और सहयोग की आवश्यकताएं. दूरस्थ सहयोग 21 वीं सदी के व्यावसायिक जीवन का एक तथ्य है। आभासी पीबीएक्स प्रदाताओं की तलाश करें जो पूर्ण सहयोगी सूट पेश करते हैं, अधिमानतः उदार या असीमित पैकेजों में: व्यवसाय एसएमएस, इंटरनेट फैक्स, मोबाइल और डेस्कटॉप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, प्रस्तुतियों के लिए मोबाइल और डेस्कटॉप स्क्रीन साझाकरण, और जैसे.
• हार्डवेयर आवश्यकताएँ. क्या आपके डेस्कटॉप हार्डवेयर की जरूरत है? लचीली या परिवर्तनशील डेस्कटॉप फोन जरूरतों वाली कंपनियों को कुछ वर्चुअल पीबीएक्स प्रदाताओं द्वारा दी जाने वाली फोन रेंटल व्यवस्था पर गौर करना चाहिए। इस सेवा के साथ आमतौर पर एक अतिरिक्त लागत (सदस्यता दरों में शामिल नहीं) शामिल है, लेकिन यह आसान हो सकता है - और, छोटी अवधि के लिए, बहुत सस्ता - वास्तविक फोन खरीदने की तुलना में.
• सॉफ्टवेयर एकीकरण. क्या आपका व्यवसाय अन्य क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर सेवाओं, जैसे कि बॉक्स, ड्रॉपबॉक्स, सेल्सफोर्स डॉट कॉम या ज़ेंडस्क पर निर्भर करता है? क्लाउड-आधारित फ़ोन सिस्टम की तलाश करें जो इन उत्पादों के साथ विशिष्ट क्लाउड PBX सुविधाओं को बढ़ाने के लिए एकीकृत करते हैं, जैसे कि इंटरनेट फ़ैक्स और सहयोगी उपकरण.

जैसा कि कहा गया है, चुनने के लिए बहुत सारे वर्चुअल पीबीएक्स प्रदाता हैं। सभी समान नहीं बने हैं.

RingCentral, आज अमेरिका में सबसे प्रमुख और अच्छी तरह से क्लाउड आधारित ऑपरेटरों में से एक, इन विचारों को संबोधित करता है, और फिर कुछ। अन्य क्लाउड-आधारित प्रणालियों की तरह, रिंगसेंटरल एक टर्नकी समाधान है जिसमें क्लंकी हार्डवेयर या ऑन-प्रिमाइसेस तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं होती है। इसे लागू करना और प्रबंधित करना आसान है, और यह कई लाभों को प्रदान करता है जो इसके कई प्रतियोगियों से मेल नहीं खा सकते हैं.

नीचे वर्णित प्रक्रियाएं और लाभ, रिंगसेंटरल के लिए विशिष्ट हैं, लेकिन अन्य उच्च अंत आभासी पीबीएक्स प्रदाताओं के लिए भी लगभग समान हैं। यदि आप तय करते हैं कि आपकी कंपनी की जरूरतों के लिए एक और विकल्प बेहतर है, तो आप अभी भी किसी न किसी गाइड के रूप में निम्नलिखित का उपयोग कर सकते हैं.

कार्यान्वयन

रिंगसेंटरल के साथ आरंभ करने के लिए, आप सिस्टम पर ले जाने की योजना के हर स्मार्टफोन पर अपना मोबाइल ऐप इंस्टॉल करते हैं। उसके बाद, अपने IP- सक्षम डेस्क फोन और डेस्कटॉप कंप्यूटरों को अपने कार्यालय के इंटरनेट कनेक्शन में प्लग करें.

इस प्रक्रिया के दौरान, आपको एक रिंगकंट्रल कार्यान्वयन विशेषज्ञ के साथ जोड़ा जाता है, जो आपसे अपेक्षित उपयोगकर्ता गणना, हार्डवेयर आवश्यकताओं, लाइन की आवश्यकताओं (स्थानीय, टोल-फ्री, वैनिटी), मौजूदा संख्या हस्तांतरण और अन्य महत्वपूर्ण विचारों के माध्यम से चलता है। आपका विशेषज्ञ सिस्टम की मूल बातों में आपकी मदद कर सकता है, या रस्सियों को सीखने के लिए एक उपयोगकर्ता के अनुकूल ऑनलाइन विज़ार्ड का उपयोग कर सकता है - जिसमें नए उपयोगकर्ता, फोन और फोन समूह (विभाग) शामिल करना शामिल है.

प्रबंध

आपका व्‍यवस्‍थापक - स्‍वयं, एक IT कर्मचारी, या कोई भी व्‍यक्ति, जो इस सिस्‍टम की देखरेख करने के लिए विश्‍वास करता है - एक रिंगपेंटरल डेस्‍कटॉप या मोबाइल ऐप से सीधे सभी उपकरणों और कार्यालय स्थानों पर संपूर्ण प्रणाली का प्रबंधन कर सकता है। अधिकांश (यदि सभी नहीं) प्रबंधन गतिविधियां आपकी कंपनी के आईटी टिकटिंग ढांचे के बाहर होने के लिए पर्याप्त रूप से सीधी हैं, तो आपके कंपनी के फोन को चलाने का रोजमर्रा का व्यवसाय आपके आईटी कार्यों के साथ - या अधिकांश मामलों में भी हस्तक्षेप नहीं करता है। इसके अलावा, कई उपकरण- और उपयोगकर्ता-विशिष्ट परिवर्तन और प्रबंधन कार्यों को उपयोगकर्ता के स्तर पर नियंत्रित किया जा सकता है, व्यवस्थापक के ज्ञान या अनुमति के बिना या उसके बिना.

उल्लेखनीय वलय लाभ

1. सभी योजनाओं के साथ असीमित घरेलू कॉलिंग
सभी रिंगकंट्रल प्लान अनलिमिटेड डोमेस्टिक (U.S. और कनाडा) कॉलिंग के साथ आते हैं, इसलिए आपको नियमित रूप से घरेलू बिजनेस कॉल पर अनुचित बिलों की रैकिंग के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। अंतर्राष्ट्रीय कॉल के लिए प्रति मिनट की दर देश, कॉल प्रकार (लैंडलाइन या मोबाइल) और स्थानीय क्षेत्र या शहर कोड के अनुसार भिन्न हो सकती है, लेकिन $ 0.04 से कम में शुरू होती है.

2. फोन रेंटल विकल्प
रिंगकंट्रल के पास वेरिएबल लैंडलाइन जरूरतों वाले व्यवसायों के लिए किराए पर फोन का विकल्प है। यह मौसमी व्यवसायों के लिए एक अच्छा लाभ है जो साल के कुछ हफ्तों या महीनों के लिए नई बिक्री या ग्राहक संपर्क सहयोगियों को किराए पर लेते हैं - और दर्जनों फोन के लिए सैकड़ों या हजारों डॉलर का अग्रिम भुगतान करने का एक अच्छा विकल्प है, केवल उन्हें भंडारण में चक देना महीने के अंत में.

3. निर्बाध, मानकीकृत कॉल प्रबंधन और फोन प्रणाली प्रशासन सभी उपकरणों के पार
रिंगकंट्रल की कॉल प्रबंधन क्षमताओं में अनुकूलन जवाब नियम, कॉल अग्रेषण, कॉल स्क्रीनिंग, रिकॉर्ड कॉल लॉग, उपस्थिति, इंटरकॉम और पेजिंग, कॉन्फ्रेंसिंग, और बहुत कुछ शामिल हैं। इसके अलावा, वे बिना किसी लागत के सभी योजनाओं में शामिल हैं, जिसका अर्थ है कि शॉस्ट्रिंग बजट पर काम करने वाले छोटे व्यवसायों को बड़े लड़कों के समान कॉल प्रबंधन क्षमताएं मिलती हैं.

4. मजबूत सहयोग और कॉन्फ्रेंसिंग क्षमताएँ
सम्मेलन बुलाने के रूप में पुराने स्कूल सहयोग सुविधाओं के अलावा, रिंगसेंटराल में प्रभावशाली सहयोग उपकरण हैं: ग्लिप, वास्तविक समय की चैट क्षमताओं के साथ एक उत्पादकता उपकरण; मल्टी-पॉइंट डेस्कटॉप और मोबाइल कॉन्फ्रेंसिंग; और स्क्रीन मीटिंग और अन्य उपयोगी सुविधाओं सहित मोबाइल मीटिंग टूल। वास्तव में, रिंगसेंटरल का तर्क है कि इसके कॉन्फ्रेंसिंग और सहयोग उपकरण, क्लाउड स्टोरेज और फाइल शेयरिंग सॉफ्टवेयर के साथ मजबूत एकीकरण, स्टैंडअलोन टेलीप्रेजेंस या वर्चुअल मीटिंग सिस्टम की आवश्यकता को समाप्त करते हैं.

कैश-स्ट्रैप्ड व्यवसायों के लिए जो संभव के रूप में कुछ क्लाउड सेवाओं के लिए भुगतान करना पसंद करते हैं, यह एक प्रमुख मूल्य-जोड़ है। कई साथी आभासी PBX प्रदाता सहयोगी सेवा के समान स्तर की पेशकश नहीं करते हैं.

5. यू.एस.-आधारित कार्यान्वयन और सहायता
रिंगसेंटरल का सपोर्ट स्टाफ यू.एस.-आधारित है, जिसका अर्थ है कि यह समझा जाता है कि संयुक्त राज्य अमेरिका में व्यापार कैसे किया जाता है, आपकी आवश्यकताओं के लिए उत्तरदायी है, और जब आप होते हैं, तो इसके सबसे अच्छे लोग होते हैं।.

6. शक्तिशाली एकीकरण
रिंगसेंटर्रल लगभग एक दर्जन सास प्लेटफार्मों के साथ एकीकृत है, सुरक्षित फ़ाइल भंडारण सुइट से लेकर व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म तक:

• डिब्बा
• ड्रॉपबॉक्स
• डेस्क
• गूगल
• Office 365, Outlook और व्यवसाय के लिए Skype
• आकाशवाणी
• Zendesk
• Salesforce.com
• अभी मरम्मत करें

इन एकीकरणों के साथ, रिंगसेंटराल एक कॉल हैंडलिंग सिस्टम से अधिक है - यह एक मूल्यवान व्यवसाय उत्पादकता इंजन है.

7. फ़ीचर से भरपूर योजनाएं प्रतिस्पर्धी लागत पर
रिंगसेंटराल आसपास का सबसे सस्ता क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम नहीं है। इसके कम सक्षम प्रतियोगियों में से कुछ कम चार्ज करने में सक्षम हैं क्योंकि वे कम पेशकश करते हैं: कम एकीकरण, कम उदार कॉल समय भत्ते, और सीमित समर्थन.

लेकिन, इसकी प्रभावशाली क्षमताओं को देखते हुए, रिंगसेंटरल निश्चित रूप से लागत पर प्रतिस्पर्धी है। बेसलाइन स्टैंडर्ड प्लान 30 दिनों के मुफ्त परीक्षण के बाद, प्रति उपयोगकर्ता $ 24.99 प्रति माह से शुरू होता है। प्रीमियम प्लान, जिसमें अधिक उदार टोल-फ्री कॉल मिनट और सहयोगी भत्ते हैं, साथ ही मानक के साथ उपलब्ध नहीं (कुछ एकीकरण सहित) सुविधाओं का एक मेजबान प्रति उपयोगकर्ता $ 34.99 प्रति माह है। और बड़े व्यवसायों के लिए बने uber-उदार उद्यम योजना, प्रति उपयोगकर्ता $ 44.99 प्रति माह खर्च होती है.

ये मूल्य बिंदु, साथी पूर्ण-सेवा वर्चुअल PBX प्रदाताओं के साथ या उससे भी कम हैं। लेकिन, फिर से, हर व्यवसाय अलग है। रिंगपेड्रल या किसी अन्य क्लाउड-आधारित फोन प्रणाली के साथ ऑनबोर्ड हॉप करने से पहले, सुनिश्चित करें कि उनकी ज़रूरतों के साथ उनके प्रसाद और मूल्य निर्धारण को सुनिश्चित करें.

अंतिम शब्द

एक दोस्त जो आईटी में काम करता है उसने हाल ही में मुझसे टिप्पणी की है कि, बहुत दूर के भविष्य में नहीं, हम पीछे मुड़कर देखेंगे, और पूछेंगे, "लोगों को अपने शरीर से जुड़े स्मार्टफोन के बिना कभी कैसे मिला?" मैं विरोधाभास कर रहा हूं, लेकिन यह बात स्पष्ट थी: संचार प्रौद्योगिकी तेजी से बदल रही है, और कभी-कभी अप्रत्याशित तरीके से। क्यों कर हमें अपने फोन को अपनी जेब से खींचना होगा और कॉल करने या इंटरनेट से कनेक्ट करने के लिए उनकी स्क्रीन को अनलॉक करना होगा, जब हमारी कलाई को घुमाना, हमारी अंगुलियों को मोड़ना, या हमारी आंखों को शांत करना बहुत आसान होगा? आखिरकार, हम सभी अपने सिर या अंगों में अंतर्निहित जैव-सुरक्षित संचार उपकरणों के साथ घूम सकते हैं - क्योंकि क्यों नहीं?

निकट अवधि में, एक समान (यदि कम नाटकीय) गतिशील व्यावसायिक संचार में खेल रहा है। क्लाउड-आधारित फोन सिस्टम अभी तक छोटे, मिडसाइज़ या एंटरप्राइज़-स्केल व्यवसायों के लिए टेबल दांव नहीं हैं। लेकिन, जैसे-जैसे समय बीतता जा रहा है और चुस्त व्यापारिक दूरसंचार समाधानों के लिए मामला और भी मजबूत होता जा रहा है, जो कंपनियां विरासत प्रणालियों से चिपकी रहती हैं, उन्हें उत्सुकता के रूप में माना जाएगा.

नीचे पंक्ति: जब तक आपके पास ग्रिड को सही मायने में जीने के लिए संसाधन और व्यक्तिगत अनुशासन नहीं होता है, तो यह दक्षता और उत्पादकता को बढ़ाने वाली बेहतर तकनीक का विरोध (या यहां तक ​​कि एक के खिलाफ एक संगीन मामला) करना मुश्किल है। निश्चित रूप से नहीं जब आपके पास अपने कर्मचारियों, ग्राहकों और शेयरधारकों द्वारा सही करने की जिम्मेदारी होती है.

क्या आप अपने व्यवसाय के लिए क्लाउड-आधारित फोन प्रणाली का उपयोग करते हैं? यदि नहीं, तो क्या आप जल्द ही किसी स्विच पर विचार कर रहे हैं?