प्रभावी कार्यस्थल संचार कौशल विकसित करने के लिए 10 टिप्स

युवा सहायक, आक्रोश और निराशा के बीच टीकाकरण, तीन-पृष्ठ ज्ञापन का जवाब देना नहीं जानता था, जो कार्यों की विफलता के बाद विफलता को सूचीबद्ध करता था और जो समूह द्वारा पूरा नहीं किया गया था। ज्ञापन ने एक खतरे के साथ निष्कर्ष निकाला कि "चीजों को बदलना था या फिर," और यह कि वह, प्रबंधक, अब अपनी कमियों के कारण व्यक्तियों के बारे में परवाह नहीं करते थे। मेरे मित्र, जिसे वह अनुचित मूल्यांकन मानता था या जब आगे उन्नति में देरी या असंभव हो सकता था, के लिए छोड़ने के बीच फटा, मुझसे पूछा, “मुझे क्या करना चाहिए? छोड़ो या वहाँ रहो उम्मीद है कि मुझे निकाल नहीं दिया जाएगा? ”

कार्यस्थल में परिणाम-उन्मुख संचार

सभी संचार का एक परिणाम है। लेकिन क्या इस मामले में प्रबंधक द्वारा वांछित ज्ञापन का परिणाम था? व्यावसायिक संबंध, विशेष रूप से वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच, अक्सर खराब संचार, तथ्यों की कमी या गलत व्याख्या, दबाव वाले वातावरण और सफलता के लिए आपसी प्रतिबद्धता के कारण चट्टानी होते हैं। जैसा कि खेल और राजनीति में, कई व्यावसायिक त्रुटियाँ हैं। मोल पहाड़ पहाड़ बन जाते हैं, और गलतियां भावनाओं और अतिवृष्टि के कारण आपदा बन जाती हैं.

अनुसंधान ने साबित कर दिया है कि भावनाओं को अक्सर बुद्धि पर हावी हो जाती है, लड़ने से पहले या जब वे खतरनाक थे यह तय करने के लिए धीमी गति से खाने वाले जानवरों को खाने से पहले भागते हैं। सौभाग्य से, अधिकांश व्यवसायों में "मारना या मारना" वातावरण नहीं है - लेकिन हम अभी भी एक पर प्रतिक्रिया करने के लिए वातानुकूलित हैं.

इस मामले में, अपने कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए प्रबंधक का प्रयास विफल हो गया। भले ही स्टोर की उपस्थिति और संचालन में स्पष्ट कमियां थीं, जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता थी, ज्ञापन का परिणाम प्रदर्शनों पर नहीं बल्कि व्यक्तित्वों पर ध्यान केंद्रित करना था। जबकि मेमो में अल्पावधि में प्रबंधक के लिए कोई संदेह नहीं था, दीर्घकालिक प्रभाव नेतृत्व करने की उनकी क्षमता में विश्वास और आत्मविश्वास की हानि थी, प्रबंधक और अन्य कर्मचारियों के बीच दिन-प्रतिदिन की वृद्धि में वृद्धि , और भविष्य के संभावित प्रबंधकों और उनके संचित संस्थागत ज्ञान के महत्वपूर्ण नुकसान की संभावना है। प्रबंधक अलग तरह से स्थिति को कैसे संभाल सकता था?

प्रभावी ढंग से संवाद: प्रबंधक

एक प्रबंधक अपने संचार कौशल को बेहतर बनाने के लिए कई चीजें कर सकता है:

1. किसी भी कार्रवाई करने से पहले स्थिति पर विचार करें
हमारी भावनाएँ हमें सतही सबूतों के आधार पर त्वरित निर्णय लेने के लिए प्रेरित करती हैं जो समस्या की वास्तविक प्रकृति को प्रतिबिंबित नहीं कर सकते हैं। प्रबंधक ने माना कि स्टोर की खराब उपस्थिति कर्मचारियों के प्रयासों या ध्यान की कमी के कारण थी। वह यह विचार करने में विफल रहा कि वित्तीय स्थिति के कारण कई स्टोर कर्मचारियों को समाप्त कर दिया गया था, जबकि स्टोर का कार्यभार एक जैसा था। प्रत्येक सहायक प्रबंधक कम लोगों के साथ काम करने के लिए अधिक क्षेत्रों के लिए जिम्मेदार था.

इसके अलावा, प्रत्येक सहायक को बड़े ग्राहक के नुकसान के कारण वेतन में कमी की आवश्यकता होती थी, और प्रत्येक का संबंध था कि ग्राहक की हानि स्टोर प्रबंधक को अपने स्वयं के पदोन्नति को धीमा कर देगी। हालांकि इरादा नहीं था, उनके प्रयासों को संभवतः अपनी चिंताओं के कारण भुगतना पड़ा.

2. निर्णय लेने से पहले जानकारी इकट्ठा करें और पुष्टि करें
हमारे पास बीमारी के साथ लक्षणों को भ्रमित करने की प्रवृत्ति है, और परिणामस्वरूप अंतर्निहित बीमारी के बजाय लक्षण का इलाज करना है। प्रौद्योगिकी हमें भारी मात्रा में डेटा और स्लाइस पर कब्जा करने और इसे किसी भी तरह से प्रकट करने के लिए सक्षम बनाती है जो हम चाहते हैं। लेकिन डेटा समस्या का एक प्रतिनिधित्व है, समस्या ही नहीं। सहायकों के काम का अवलोकन करना और उनके काम के पहलुओं के बारे में उनसे बात करना और सुनना संभवत: एक अलग निष्कर्ष के रूप में हो सकता है जो प्रबंधक तक पहुंच गया है.

3. समस्याओं पर ध्यान दें, व्यक्तित्वों पर नहीं
प्रबंधक के ज्ञापन ने प्रत्येक सहायक के चरित्र पर प्रहार किया कि वे आलसी, अपमानजनक हैं या उसे धोखा दिया है। निहितार्थ ने मेमो के भावनात्मक संदर्भ को तेज किया, इसकी तथ्यात्मक सामग्री और उद्देश्य की देखरेख की.

सहायकों ने प्रतिक्रिया में, तथ्यों की वैधता पर विचार किए बिना या प्रबंधक को कोई स्पष्टीकरण देने का प्रयास किए बिना भावनाओं के साथ प्रतिक्रिया की। जब भी किसी भी मुद्दे से निपटने के लिए जो भावनात्मक सामग्री हो सकती है, "24-घंटे का नियम" प्रभावी होना चाहिए: किसी भी ईमेल, संदेश, पत्र, ज्ञापन या दूसरों को रिपोर्ट न करें, जब तक कि आपके पास प्रतिबिंबित करने के लिए एक दिन न हो। इसकी सामग्री और यकीन है कि यह तथ्यों और आपकी इच्छा के अनुरूप है.

4. व्यक्तियों को प्रबंधित करें, समूहों को नहीं
प्रबंधक के ज्ञापन को सभी को निर्देशित किया गया था और किसी को नहीं। विशिष्टता की कमी ने प्रत्येक प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत जिम्मेदारी से बचने में सक्षम किया, क्योंकि प्रत्येक ने महसूस किया कि उसका अपना प्रयास उम्मीदों पर खरा उतरा। परिणामस्वरूप, मेमो वांछित परिणाम प्राप्त करने में विफल रहा और पहले से ही स्पर्श के काम के माहौल को बढ़ा दिया। समूह संचार सामान्य जानकारी, शिक्षा और प्रशंसा प्रदान करने के लिए एकदम सही हैं; हालाँकि, उनका उपयोग व्यक्तिगत दिशा या आलोचना के लिए नहीं किया जाना चाहिए। याद रखें, सार्वजनिक रूप से प्रशंसा करें और निजी में आलोचना करें.

5. मिलने वाले अधीनस्थों का आमने-सामने होना
एक भौतिक उपस्थिति के संदर्भ के बिना लिखित शब्दों का अर्थ और इरादा अक्सर गलत समझा जाता है, और भ्रम और संघर्ष हो सकता है। सामग्री को स्पष्ट करने और समझ और समझौते का आश्वासन देने के लिए किसी की आंख में देखने और आपकी बातचीत पर उनकी प्रतिक्रिया देखने का कोई विकल्प नहीं है.

प्रबंधक अक्सर मेमो और नोटों के पीछे छिपते हैं जैसे कि उनके अधीनस्थ रोबोट को जगह में ले जाने और प्रोग्राम करने के लिए थे। हालांकि, सफल नेता व्यक्तिगत प्रतिबद्धता चाहते हैं और विश्वास, आपसी सम्मान और साझा अनुभव के पुलों का निर्माण करते हैं। शारीरिक रूप से उपलब्ध रहें और "पैदल चलें", और अपने लोगों को बताएं कि आप अच्छे और बुरे के माध्यम से उनके साथ हैं.

6. कार्य सीधे और स्पष्ट रूप से असाइन करें
लोग सबसे अच्छा काम करते हैं जब वे जानते हैं कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है। अच्छे प्रबंधक सरल, समझने योग्य शब्दों में लक्ष्यों और उपायों की पहचान करते हैं, जिम्मेदारी को असमान रूप से असाइन करते हैं, और पुष्टि करते हैं कि जानकारी उन लोगों द्वारा समझी जाती है जिनके लिए यह निर्देशित है। अच्छे प्रबंधक अनुसरण करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक इनपुट देते हैं कि उनके प्रत्येक अधीनस्थ एक ही पृष्ठ पर हैं और एक ही उद्देश्य की ओर काम कर रहे हैं.

प्रबंधकों को हमेशा याद रखना चाहिए कि कोई भी कर्मचारी इस उम्मीद के साथ नौकरी नहीं करता है कि उसे काम पर नजरअंदाज किया जाएगा, नजरअंदाज किया जाएगा। कर्मचारी अपने साथियों द्वारा पसंद और सम्मान किया जाना चाहते हैं और अपने नियोक्ता पर गर्व करते हैं। प्रबंधन की चुनौती तनाव के समय के दौरान भी इस कर्मचारी के उत्साह और प्रतिबद्धता को बनाए रखने और विकसित करने की है.

गलतियाँ बढ़ने, और कम होने और पाठ्यक्रम को सही करने का हिस्सा हैं, जो व्यवसाय और जीवन में नियमित रूप से घटित होती हैं। अधीनस्थों के साथ जिस तरह से आप एक समान स्थिति में निपटा जाना चाहते हैं उससे निपटना सबसे अच्छा कोर्स है जिसे कोई भी प्रबंधक ले सकता है.

प्रभावी ढंग से संवाद करना: कर्मचारी

मेरे मित्र, सहायक प्रबंधक, भी इस घटना से सीख सकते हैं। हालांकि उनकी प्रतिक्रिया, समझने योग्य है, ने स्थिति को अनावश्यक रूप से बढ़ा दिया। परिणामस्वरूप, वह और अन्य सहायक बेकार चिंता से ग्रस्त हो गए और उनके द्वारा अनुभव किए गए कथित अन्याय के बारे में एक-दूसरे के साथ समय और प्रयास व्यर्थ करने लगे। यह समय और ऊर्जा स्टोर की समस्याओं को दूर करने और ग्राहक सेवा में सुधार के लिए बेहतर खर्च किए जा सकते थे। जबकि न तो वह और न ही अन्य सहायक प्रबंधक की भावनाओं को प्रभावित कर सकते थे जो मेमो के लिए नेतृत्व करते थे, इस पर उनकी प्रतिक्रिया उनके नियंत्रण में थी.

यदि आपको एक समान स्थिति में रखा गया है, तो आपको यह करना चाहिए:

1. आलोचना को कभी भी व्यक्तिगत न करें
चाहे आप आलोचना दे रहे हों या प्राप्त कर रहे हों, यह अवलोकन कार्यों और परिणामों पर आधारित होना चाहिए, न कि इरादे पर। किसी भी गतिविधि के पीछे की प्रेरणाओं को जानना असंभव है, केवल गतिविधि के भौतिक कार्य और परिणाम। परिणामस्वरूप, आलोचना को स्वीकार किया जाना चाहिए और इसे स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए, इसकी वैधता और जोखिम के लिए विचार किया जाता है, और जब कार्रवाई उचित होती है, तो इसे लागू किया जाता है.

दूसरे शब्दों में, प्रतिक्रिया मिलने पर आप संवेदनशील या रक्षात्मक न हों। एक अलग परिणाम प्राप्त करने के इरादे से प्राप्त जानकारी पर विचार करें, न कि व्यक्तिगत हमला.

2. सिचुएशन को समझें
इस मामले में, आलोचना का मुख्य कारण स्टोर की भौतिक स्थिति और उपस्थिति थी। अन्य समयों में, रचनात्मक आलोचना एक नियमित कर्मचारी प्रदर्शन समीक्षा का हिस्सा है, जिसे दोनों पक्षों को प्रतिक्रिया देने के लिए डिज़ाइन किया गया है। अपने रिश्ते बनाने और जानकारी प्राप्त करने के लिए दोनों अवसरों का उपयोग करें। प्राप्त करने और बुद्धिमत्ता देने के अवसर के रूप में एक समीक्षा का उपयोग करें जो अन्यथा छूट जाए.

3. अंडरस्टैंडिंग हो
जब भी आपको प्राप्त होता है जिसे आप एक अनुचित व्यक्तिगत हमला या आलोचना मानते हैं, तो निष्कर्ष पर जाने से पहले स्रोत और उनकी परिस्थितियों को पहचानें। दुर्भाग्य से, लोगों के बुरे दिन होते हैं, और वे अक्सर दूसरों को कम या बिना किसी कारण के आश्वासन देकर जवाब देते हैं। जब सिर ठंडा होते हैं और दबाव कम होता है, तो समस्या के बारे में अधिक जानने के लिए हमलावर से संपर्क करें और आप समाधान का हिस्सा कैसे हो सकते हैं। आपको पता चल सकता है कि हमले के लिए उत्तेजना प्रेषक के हिस्से पर एक अतिशयोक्ति थी या आपको या आपके काम से कोई लेना देना नहीं था.

4. अपनी गलतियों से सीखें
आपके करियर का चरण जो भी हो, आपको सीखना जारी रखना चाहिए। अपने कामकाजी जीवन पर, आप अलग-अलग क्षमताओं और प्रतिभाओं के वरिष्ठों के साथ काम करेंगे। कुछ आप अपने महान नेतृत्व के कारण याद करेंगे, जबकि अन्य आप याद करेंगे क्योंकि वे ऐसे गरीब प्रबंधक थे। यहां तक ​​कि बाद वाला भी आपको कुछ सिखा सकता है.

इस मामले में, मेरे दोस्त ने सीखा कि जब उसने खराब प्रदर्शन का आरोप लगाया तो उसे कैसा लगा। उम्मीद है, वह अपनी भावनाओं को याद रखेगा इससे पहले कि वह उन लोगों के साथ गलतियाँ करता है जो वर्तमान में या भविष्य में उसकी रिपोर्ट करते हैं। कभी-कभी, बुरे उदाहरण अच्छे से अधिक प्रभावी होते हैं.

अंतिम शब्द

प्रबंधन और नेतृत्व एक सीखा कौशल है। प्रभावी प्रबंधकों को स्पेक्ट्रम के दोनों किनारों पर अनुभव होता है, दिशा-निर्देश देने के साथ-साथ उन्हें देते भी हैं। और एक कंपनी की सफलता सीधे उसके प्रबंधकों के कौशल और कठिन और परीक्षण समय के माध्यम से कर्मचारियों का नेतृत्व करने की उनकी क्षमता से संबंधित है.

अपने अधीनस्थों और वरिष्ठों दोनों के साथ अपने संचार में विश्लेषण और विचारशील होने से, आप बेहतर सीख सकते हैं कि आपके पास जो भी स्थिति है, उसमें कैसे नेतृत्व करें। इस तरह, आप अपनी भविष्य की संभावनाओं को न केवल अपनी कंपनी के रैंकों को बढ़ाने के लिए सुरक्षित करेंगे, बल्कि आप अपने और अपने सहयोगियों के लिए एक अधिक उत्पादक और बेहतर काम करने का माहौल भी बनाएंगे।.

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