महत्वपूर्ण दस्तावेज रखने के लिए कब तक (और आप क्या कर सकते हैं)
किसी दिन, ऐसा हो सकता है। लेकिन आज वह दिन नहीं है.
हम में से अधिकांश अभी भी हर दिन कागज दस्तावेजों को अपने घरों में प्रवेश करते हुए देखते हैं, अगर हर दिन नहीं: स्टोर रसीदें, जंक मेल, बिल, बैंक स्टेटमेंट, कर दस्तावेज, भुगतान स्टब्स। यह सिर्फ बिन में यह सब झाडू करने के लिए आकर्षक है, लेकिन हमें आश्चर्य है: क्या हमें इन दस्तावेजों की फिर से आवश्यकता है? यदि हां, तो हमें उन्हें कब तक रखना चाहिए, और हमें उन्हें कैसे संग्रहीत करना चाहिए ताकि हम आसानी से उन्हें पा सकें जब हमें उनकी आवश्यकता हो?
उन सवालों का जवाब विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ पर निर्भर करता है। यहां बताया गया है कि आपको उन कष्टप्रद पत्रों में से किस पर रखने की आवश्यकता है, आपको उन्हें कब तक रखने की आवश्यकता है, और सुरक्षित और व्यवस्थित रखने का सबसे अच्छा तरीका है.
महत्वपूर्ण रिकॉर्ड रखने के लिए कब तक
अगर आपको किराने की रसीद से लेकर पार्किंग टिकट तक हमेशा अपने कब्ज़े में आने वाले कागज के हर टुकड़े को अपने पास रखना होता है, तो यह जल्द ही आपके घर में इतनी जगह ले लेगा कि आप और आपका सारा सामान सड़क पर छलनी हो जाएगा। सौभाग्य से, यह आवश्यक नहीं है। कुछ दस्तावेज हैं जिन्हें आपको अनिश्चित काल तक रोकना चाहिए, लेकिन कुछ अन्य हैं जिन्हें आप सुरक्षित रूप से एक महीने में कम कर सकते हैं। यहां विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों के लिए भंडारण समय के लिए एक गाइड है.
कर दस्तावेज़
जब आप अपना टैक्स रिटर्न दाखिल करते हैं, तो आप उसे पूरा करने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए गए सभी दस्तावेजों को डंप नहीं कर सकते। आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) आपके कर रिटर्न को आपके द्वारा फाइल करने के तीन साल बाद तक - या छह साल तक का ऑडिट कर सकती है, अगर इसमें कोई महत्वपूर्ण त्रुटि होने का संदेह है - और यदि ऐसा होता है, तो आपको उन दस्तावेजों की आवश्यकता होगी। आईआरएस आपके कर रिटर्न और इससे संबंधित सभी सामग्रियों को "जब तक उस कर रिटर्न के लिए सीमाओं की अवधि खत्म नहीं होती है" रखने की सिफारिश करता है, और यह उन स्थितियों की एक विस्तृत सूची प्रदान करता है, जिनमें वह अवधि तीन साल से लेकर हमेशा के लिए हो सकती है।.
हालांकि, बैंकरेट के मुख्य वित्तीय विश्लेषक, ग्रेग मैकब्राइड के अनुसार, उन सभी विवरणों से परेशान होने की कोई आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, मैकब्राइड उपभोक्ता रिपोर्ट से कहता है कि आपको कम से कम सात साल के लिए कर-संबंधी सभी रिकॉर्ड रखने चाहिए। इसमें आपका कर रिटर्न स्वयं, आपके W-2 और 1099 जैसे सहायक फ़ॉर्म और आपके द्वारा कटौती के रूप में दावा किए गए आइटम से संबंधित कोई भी दस्तावेज़ शामिल हैं:
- दान में योगदान
- कॉलेज ट्यूशन और फीस
- स्वास्थ्य देखभाल का खर्च
- बंधक ब्याज
- सेवानिवृत्ति योजना का योगदान
- गुजारा भत्ता
किसी भी बैंक रिकॉर्ड, रसीदें, और रद्द किए गए चेक पर रोकें जो आपको दिखाते हैं कि आपके पास ये खर्च थे ताकि आप ऑडिट के मामले में इसे साबित कर सकें.
कुछ विशेषज्ञों का तर्क है कि यह आपके कर रिटर्न पर हमेशा के लिए कब्जा करने लायक है। टैक्स पेशेवर माइकल टोंकोविक, CreditCards.com के साथ बात करते हुए बताते हैं कि आईआरएस एक नियोक्ता या एक लेखाकार को धोखाधड़ी के संदेह में सात साल की खिड़की बंद होने के बाद भी ऑडिट कर सकता है, और यह उस जांच के हिस्से के रूप में आपके रिटर्न का अनुरोध कर सकता है। यदि आप अपने सामाजिक सुरक्षा आय स्टेटमेंट में कोई त्रुटि रखते हैं तो आप किसी दिए गए वर्ष के लिए अपनी आय को साबित करने के लिए अपने पुराने रिटर्न और डब्ल्यू -2 फॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं.
क्रेडिट कार्ड रिकॉर्ड
जब आप अपने क्रेडिट कार्ड से खरीदारी करते हैं, तो घर पहुंचने पर कूड़ेदान में टॉस न करें। जब तक आप उस महीने का क्रेडिट कार्ड बिल प्राप्त नहीं कर लेते, तब तक यह सुनिश्चित करने के लिए बयान के खिलाफ कि यह जाँच करें कि इसमें आपके द्वारा खरीदी गई सब कुछ शामिल है - और कुछ भी नहीं जो आपने नहीं किया। इस तरह, आप किसी भी ऐसे शुल्क का विवाद करने में सक्षम होंगे जो वैध नहीं हैं या आपके द्वारा आदेशित किसी भी आइटम के लिए चार्जबैक का अनुरोध नहीं करते हैं.
एक बार जब आप अपने मासिक विवरण की जांच कर लेते हैं, तो आप ज्यादातर मामलों में प्राप्तियों का निपटान कर सकते हैं। हालाँकि, यदि वे उन वस्तुओं के लिए हैं जिन्हें आप अपने करों पर दावा करने की योजना बनाते हैं, तो आपको उन्हें अपने कर जानकारी फ़ोल्डर में दर्ज करना चाहिए.
यह बड़ी खरीद, जैसे फर्नीचर, उपकरण, इलेक्ट्रॉनिक्स, या घर में सुधार के लिए प्राप्तियों पर भी ध्यान देने योग्य है। अगर आपको वारंटी का दावा दायर करने की जरूरत है, या किसी वस्तु की कीमत साबित करने के लिए यदि आपको अपने होम इंश्योरेंस पर नुकसान या क्षति के लिए दावा दायर करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें खरीद के प्रमाण के रूप में उपयोग कर सकते हैं। यदि आप इन कारणों में से किसी एक की रसीद रखने की योजना बनाते हैं, तो इसकी एक प्रति सादे कागज पर दर्ज करें और यह सुनिश्चित करें कि चूंकि थर्मल-पेपर प्राप्तियां समय के साथ फीकी पड़ जाती हैं।.
क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट के लिए ही, आप भुगतान करने के बाद इसे टॉस कर सकते हैं। यदि आपको बाद में इसकी एक प्रति की आवश्यकता है - उदाहरण के लिए, खरीदारी को सत्यापित करने के लिए - आप क्रेडिट कार्ड कंपनी से एक प्राप्त कर सकते हैं। हालाँकि, यदि कथन में खरीदी शामिल है जो आप अपने करों में कटौती करेंगे, तो इसे अपने कर दस्तावेजों के साथ फाइल पर रखें.
अन्य बिल
महीने के लिए अपनी उपयोगिता, केबल और सेल फोन बिलों का भुगतान करने के बाद, उन्हें तब तक दबाए रखें जब तक आप यह सत्यापित नहीं कर लेते कि भुगतान हो चुका है। इसका मतलब यह हो सकता है कि आप अगले महीने का विवरण मिलने तक इंतजार करें या कुछ दिनों के बाद ही अपने खाते की ऑनलाइन जांच करें.
एक बार आपका भुगतान सत्यापित हो जाने के बाद, आप ज्यादातर मामलों में बिलों का निपटान कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप स्व-नियोजित हैं, तो उन बिलों को तब तक दबाए रखें जब तक कि आप अगले साल के करों को दाखिल न कर दें। एक मौका है कि आप सभी या व्यवसाय के खर्च के रूप में लागत का हिस्सा काट सकते हैं.
टुकड़ा भरो
यदि आपका कार्यस्थल आपके पेचेक को सीधे आपके बैंक खाते में जमा नहीं करता है, तो प्रत्येक चेक एक पेचेक स्टब के साथ आता है जो आपके सकल वेतन, करों और अन्य पूर्व-कर कटौती जैसी जानकारी को सूचीबद्ध करता है। विशेषज्ञों का कहना है कि आपको इन रूपों को तब तक रखना चाहिए जब तक कि यह अगले साल के करों को दर्ज करने का समय न हो, ताकि आप अपने नियोक्ता से प्राप्त होने वाले वार्षिक डब्ल्यू -2 फॉर्म के खिलाफ जांच कर सकें। यदि W-2 पर राशि और आपके भुगतान स्टब्स में कोई इजाफा नहीं हुआ है, तो आप साक्ष्य के साथ स्टब्स का उपयोग करके संशोधित कर फॉर्म का अनुरोध कर सकते हैं.
वर्ष के लिए आपके सामाजिक सुरक्षा आय रिकॉर्ड पर सूचीबद्ध आय सुनिश्चित करने के लिए आप अपने भुगतान स्टब्स का उपयोग भी कर सकते हैं। सामाजिक सुरक्षा प्रशासन (SSA) अब इन कथनों को डाक से नहीं भेजता है, इसलिए आपको अपना विवरण देखने के लिए उनके साथ एक खाते के लिए पंजीकरण करना होगा.
त्रुटियों के लिए हर साल अपने बयान की जांच करना एक अच्छा विचार है। यदि SSA आपकी आय को एक या एक से अधिक वर्षों तक समझता है, तो यह आपके रिटायर होने पर मिलने वाले लाभों की संख्या को प्रभावित करेगा। यदि आपको कोई गलती मिलती है, तो इसे जल्द से जल्द सही करने के लिए SSA से संपर्क करें.
बीमा रिकॉर्ड
यदि आप अधिकांश अमेरिकियों को पसंद करते हैं, तो आपके पास कम से कम विभिन्न बीमा पॉलिसियां हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास स्वास्थ्य, कार, जीवन और घर के मालिक या किराए पर लेने वाले बीमा हो सकते हैं। इन अलग-अलग नीतियों में से प्रत्येक बीमाकर्ता से कागजी कार्रवाई के साथ आता है जिसमें दिखाया गया है कि आपकी नीति क्या है और आपकी कटौती क्या है.
जब तक आपके पास पॉलिसी है, आपको इसके लिए वर्तमान कागजी कार्रवाई पर पकड़ करनी चाहिए। यह आपको दावा दायर करने से पहले अपने कवरेज की जांच करने या बीमा कंपनी के साथ विवाद की स्थिति में आपके पास कवरेज साबित करने की अनुमति देगा। जब आप अपनी नीति को नवीनीकृत या बदलते हैं, तो आपको इसके लिए कागजात का एक नया सेट प्राप्त होगा, जिस बिंदु पर आप पिछले वाले को त्याग सकते हैं.
बैंक रिकॉर्ड्स
जब भी आप एटीएम का उपयोग करते हैं या बैंक टेलर विंडो पर जमा या निकासी करते हैं, तो आपको एक रसीद मिलती है। जब तक आप बैंक से अपना मासिक विवरण प्राप्त नहीं कर लेते, तब तक यह सुनिश्चित करें ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि आपके सभी लेन-देन सही तरीके से दर्ज किए गए हैं। उसके बाद, आप उन्हें टॉस कर सकते हैं.
यदि आप ऑनलाइन बैंक करते हैं, तो उन्हें चेक करने के बाद आपके मासिक बैंक स्टेटमेंट पर रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप किसी भी महीने अपने स्टेटमेंट की कॉपी एक्सेस करने के लिए बैंक की वेबसाइट या ऐप पर जा सकते हैं। यदि आप ऑनलाइन बैंक नहीं करते हैं, तो यह एक अच्छा विचार है कि आप अपने मासिक विवरणों को एक वर्ष के लिए रखें - या यदि आपको कर उद्देश्यों के लिए उनकी आवश्यकता है तो सात साल तक। यदि आपको एक वार्षिक विवरण प्राप्त होता है जिसमें कर जानकारी शामिल है, तो आप इसके बजाय रख सकते हैं और मासिक विवरणों को त्याग सकते हैं.
यदि आप अभी भी पेपर चेक का उपयोग करते हैं, तो रद्द किए गए चेक - या उनके विवरण जो आपके स्टेटमेंट के साथ आते हैं - एक वर्ष के लिए होल्ड करें। इस तरह, आप भुगतान के प्रमाण के रूप में जरूरत पड़ने पर एक चेक का उत्पादन कर सकते हैं। हर महीने, अपने सभी चेक से गुजरें जो एक साल की सीमा पार कर चुके हैं और जो आपके कर, व्यवसाय व्यय, गृह सुधार, या बंधक भुगतान से संबंधित हैं, उन्हें फाइल करें। बाकी सभी को किनारे किया जा सकता है.
निवेश रिकॉर्ड
यदि आप ब्रोकरेज फर्म के माध्यम से स्टॉक, बॉन्ड, या म्यूचुअल फंड में निवेश करते हैं, तो यह आपको हर तीन महीने में एक तिमाही विवरण भेजेगा कि आपके निवेश कैसे कर रहे हैं। इन बयानों को उस वर्ष के अंत तक रखें जब कंपनी अपना वार्षिक विवरण भेजती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे वार्षिक सारांश से मेल खाते हैं, तो उन्हें त्यागें, त्रैमासिक कथनों की जाँच करें। यदि आप कर उद्देश्यों के लिए उनकी आवश्यकता के लिए प्रतिभूतियों, साथ ही साथ एक और सात वर्षों के लिए वार्षिक सारांश पर पकड़ रखते हैं.
यदि आप ऑनलाइन अलग-अलग स्टॉक, बॉन्ड या फंड खरीदते और बेचते हैं, तो आपको एक खरीद पुष्टिकरण प्राप्त होगा। जब तक आप सुरक्षा बेचते हैं, तब तक इसकी पुष्टि रखें, जब आप अपने करों पर बिक्री से पूंजीगत लाभ की रिपोर्ट करते हैं तो आप इसे संदर्भित कर सकते हैं। उसके बाद, आपको ऑडिट के लिए आवश्यक होने पर अपने अन्य कर दस्तावेजों के साथ फाइल पर रखना चाहिए.
सेवानिवृत्ति के दस्तावेज
सेवानिवृत्ति योजनाएं, जैसे कि 401 (के) और 403 (बी) योजनाएं, तिमाही विवरण भी भेजती हैं। विशेषज्ञों का कहना है कि आपको अन्य निवेशों के लिए त्रैमासिक बयानों के समान ही व्यवहार करना चाहिए: उन्हें अपने वार्षिक विवरण के खिलाफ जांचने के लिए रखें, फिर उन्हें त्याग दें.
विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि आपको रिटायर होने तक कम से कम वार्षिक विवरण रखना चाहिए, और जब तक आप योजना से पैसा निकालना जारी रखते हैं, तब तक कुछ सलाह देते रहते हैं। यह विशेष रूप से रोथ इरा और रोथ 401 (के) योजनाओं के लिए महत्वपूर्ण है ताकि आप साबित कर सकें कि आपने अपने योगदानों पर पहले से ही कर चुकाया है। यदि आपका कार्यस्थल उन कुछ में से एक है जो अभी भी परिभाषित-लाभकारी पेंशन योजना प्रदान करता है, तो विशेषज्ञ आपके रिटायर होने के बाद भी, उस योजना से संबंधित सभी दस्तावेजों को स्थायी रूप से रखने की सलाह देते हैं।.
ऋण दस्तावेज़
यदि आपके पास एक बंधक, कार ऋण, या छात्र ऋण जैसे ऋण हैं, तो उन ऋणों से संबंधित सभी कागजी कार्रवाई को तब तक दबाए रखें जब तक कि उनका भुगतान न हो जाए। जिसमें आपके सभी भुगतानों के ऋण समझौते और रिकॉर्ड शामिल हैं। इन रिकॉर्ड्स को रखने से आपको यह साबित करने में मदद मिलती है कि आपको क्या देना है और आपने पहले से कितना भुगतान किया है.
एक बार जब ऋण का भुगतान किया जाता है, तो आपको एक और दस्तावेज प्राप्त करना चाहिए जिसमें दिखाया गया हो कि ऋण का पूरा भुगतान किया गया है। आपको अपने कर रिकॉर्ड के लिए इस दस्तावेज़ को कम से कम सात साल तक रखना चाहिए। हालांकि, यदि आपके पास जगह है, तो इसे हमेशा के लिए पकड़ना एक अच्छा विचार है ताकि आप साबित कर सकें कि ऋण का भुगतान किया गया है। बंधक ऋण के लिए, आपको निश्चित रूप से इस रिकॉर्ड को हमेशा के लिए रखना चाहिए.
संपत्ति रिकॉर्ड्स
यदि आप एक घर के मालिक हैं, तो आपको अपने घर की खरीद और आपके द्वारा किए गए किसी भी प्रमुख घर सुधार से संबंधित सभी रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है। जिसमें घर की खरीद से संबंधित किसी भी खर्च का रिकॉर्ड शामिल है, जैसे कानूनी शुल्क और अचल संपत्ति आयोग। आपको अपने लागत आधार को स्थापित करने के लिए इन दस्तावेजों की आवश्यकता होगी - अर्थात, जब आप इसे बेचते हैं, तो आपके द्वारा घर में रखी गई कुल राशि। यह जानकारी बिक्री पर पूंजीगत लाभ कर में आपके द्वारा भुगतान की गई राशि को प्रभावित करेगी.
इसी तरह, यदि आप एक छुट्टी घर के मालिक हैं या अचल संपत्ति किराये की संपत्तियों में निवेश करते हैं, तो आपको अपने मुख्य घर के अलावा उन सभी संपत्तियों के लिए इन दस्तावेजों को रखना चाहिए। कर उद्देश्यों के लिए, संपत्ति बेचने के सात साल बाद तक इन दस्तावेजों पर पकड़ रखें.
रखने के लिए एक और उपयोगी दस्तावेज़ आपके त्रैमासिक संपत्ति कर बिल है। बिलों, साथ ही रसीदों या रद्द किए गए चेक को साबित करने के लिए रखें कि आपने भुगतान किया है, जब तक आप अगले साल के करों को दर्ज नहीं करते हैं। यदि आप अपने संपत्ति कर भुगतान पर किसी भी विवाद में शामिल हैं, तो विवाद का निपटारा होने तक बिल को संभाल कर रखें.
एक और दस्तावेज जिसे आपको रखने की ज़रूरत है - और एक सुरक्षित स्थान पर रखना सुनिश्चित करें - आपके घर का शीर्षक है। यह दस्तावेज आपका कानूनी प्रमाण है कि आप संपत्ति के मालिक हैं। शीर्षक को अपने घर तक रखें जब तक आप इसे नहीं बेचते। अपनी कार के शीर्षक के लिए भी ऐसा ही करें यदि आपके पास एक है.
यदि आप एक किराएदार हैं, तो आपके पास चिंता करने के लिए कोई भी खरीद रिकॉर्ड नहीं होगा, लेकिन आपको सबसे अधिक किराए पर लेने की सहमति है, जिस पर आपने हस्ताक्षर किए हैं। जब तक आप घर में रहते हैं, तब तक इस दस्तावेज़ को अपने पास रखें। यदि आपके पास अपने मकान मालिक के साथ कोई विवाद है तो इसका संदर्भ लें। एक बार जब आप बाहर चले गए, तब तक किराये के समझौते पर पकड़ रखें जब तक कि आपके मकान मालिक ने आपकी सुरक्षा जमा वापस नहीं कर दी। उसके बाद, आप इसे हिला सकते हैं.
व्यक्तिगत रिकॉर्ड
सबसे महत्वपूर्ण कागजात आप में से कुछ हैं जो आपके जीवन की महत्वपूर्ण घटनाओं का दस्तावेजीकरण करते हैं। आपकी जीवन कहानी कैसे चली गई है, इसके आधार पर, इनमें से कोई भी शामिल हो सकता है:
- जन्म प्रमाण पत्र (अपने और अपने बच्चों के)
- गोद लेने के कागजात
- सामाजिक सुरक्षा पत्र
- शादी का लाइसेंस
- तलाक के आदेश
- प्राकृतिकिकरण प्रमाण पत्र
- सैन्य छुट्टी के कागजात
- विल्स, ट्रस्ट, अटॉर्नी की शक्तियां और अन्य संपत्ति नियोजन दस्तावेज
- मृत्यु प्रमाणपत्र (जीवनसाथी और अन्य करीबी रिश्तेदारों के लिए)
आपको जीवन भर विभिन्न समयों पर इन दस्तावेजों का उपयोग करना होगा। उदाहरण के लिए, आप ड्राइविंग लाइसेंस या पासपोर्ट के लिए आवेदन करते समय जन्म प्रमाण पत्र या सामाजिक सुरक्षा कार्ड का उपयोग आईडी के रूप में कर सकते हैं; यदि आप फिर से शादी करना चाहते हैं, तो आपको अपने तलाक की डिक्री का उत्पादन करने की आवश्यकता होगी, और आपके वारिस को आपकी मृत्यु के बाद आपकी वसीयत तक पहुंच की आवश्यकता होगी। इन दस्तावेजों को हमेशा के लिए सुरक्षित रखें, और उन्हें सुरक्षित स्थान पर रखें, जैसे कि सुरक्षित जमा बॉक्स.
सुरक्षित जमा बॉक्स की बात करते हुए, उपभोक्ता रिपोर्ट कहती है कि यदि आपके पास एक है, तो इसकी सामग्री की सूची रखना एक अच्छा विचार है। यदि आपको संदेह है कि आप कुछ भी याद कर रहे हैं तो आप इसका उल्लेख कर सकते हैं। इस सूची को तब तक रखें जब तक आपके पास बॉक्स है.
कैसे अपने रिकॉर्ड स्टोर करने के लिए
एक बार जब आप अपने सभी रिकॉर्डों के माध्यम से हल कर लेते हैं और यह पता लगा लेते हैं कि क्या रखना है, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि इसे कहाँ रखा जाए। आपके दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के दो मुख्य तरीके हैं: कागज पर या डिजिटल रूप में। जो भी आप चुनते हैं, आपको अपने रिकॉर्ड को व्यवस्थित रखने के लिए एक प्रणाली की आवश्यकता होगी ताकि आप आसानी से उन्हें पा सकें जब आपको आवश्यकता हो। और जब आप अपनी फ़ाइलों को क्रम में लाने पर काम कर रहे हों, तो आप अपने संवेदनशील दस्तावेजों को नुकसान और चोरी से बचाने के लिए कुछ सावधानियां बरत सकते हैं.
कागजी दस्तावेज जमा करना
पेपर दस्तावेज़ कई अलग-अलग श्रेणियों में आते हैं। क्रेडिट कार्ड की रसीदें, एटीएम रसीदें, और बैंक जमा पर्ची सभी को एक महीने से कम समय के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। आप इन्हें एक लिफाफे में देख सकते हैं या रसीद स्टैंड पर पिन कर सकते हैं। महीने के अंत में, आप अपने क्रेडिट कार्ड या बैंक स्टेटमेंट के खिलाफ उन सभी की जांच कर सकते हैं और फिर उनका निपटान कर सकते हैं.
अगला, कुछ दस्तावेज - जैसे त्रैमासिक निवेश रिपोर्ट और बीमा फॉर्म - को एक वर्ष या उससे कम समय के लिए रखने की आवश्यकता है। इन्हें स्टोर करने का एक आसान तरीका फाइलिंग कैबिनेट या हर श्रेणी के लिए एक अलग फ़ोल्डर के साथ फाइल क्रेटिंग हैं: घर, कार, वित्तीय, और इसी तरह। यदि आप अंतरिक्ष में कम हैं और स्टोर करने के लिए केवल कुछ दस्तावेज हैं, तो कई बिल्ट-इन पॉकेट्स के साथ एक अकॉर्डियन फ़ाइल आयोजक एक कॉम्पैक्ट विकल्प प्रदान करता है.
अंत में, ऐसे दस्तावेज हैं जो आपको लंबी अवधि के लिए स्टोर करने की आवश्यकता होती है, जैसे कर रिटर्न और संपत्ति रिकॉर्ड। इनके साथ, आपको यह तय करना होगा कि आपके लिए और क्या महत्वपूर्ण है: अपनी फ़ाइलों की सुरक्षा करना या उन्हें सुलभ रखना.
एक फ़ाइल कैबिनेट में अपने दीर्घकालिक दस्तावेजों को संग्रहीत करना, अपने अल्पकालिक लोगों के साथ, जब आपको उनकी आवश्यकता होती है, तो उन्हें ढूंढना आसान हो जाएगा। और यदि आप लॉक के साथ फाइल कैबिनेट चुनते हैं, तो यह आपकी संवेदनशील निजी जानकारी को चुभने वाली आँखों से दूर रखेगा। हालांकि, यह इन दस्तावेजों को आग या बाढ़ की स्थिति में क्षतिग्रस्त होने से नहीं बचाएगा। इसके विपरीत, अपने दस्तावेज़ों को अग्निरोधक तिजोरी में रखने से उन्हें क्षति और चोरी से बचाया जा सकता है, लेकिन इससे उन्हें उपयोग करने में मुश्किल होगी.
लघु व्यवसाय विशेषज्ञ बारबरा वेल्टमैन, उपभोक्ता रिपोर्टों के साथ बात करते हुए, उन दस्तावेजों के लिए अग्निरोधक सुरक्षित चुनने की सलाह देते हैं जो विशेष रूप से संवेदनशील हैं: बैंक और निवेश विवरण, कर दस्तावेज, संपत्ति-नियोजन दस्तावेज, और पेंशन की जानकारी। क्योंकि इन दस्तावेज़ों में व्यक्तिगत जानकारी होती है, जैसे कि आपकी सामाजिक सुरक्षा संख्या, उन्हें छोड़कर जहां अन्य उन्हें ढूंढ सकते हैं, आपको पहचान की चोरी के लिए जोखिम में डालती है.
बीमा दस्तावेजों को अपनी तिजोरी में रखना भी एक अच्छा विचार है ताकि आप आग, बाढ़ या चोरी के बाद उन्हें ठीक कर सकें। इसमें आपकी बीमा पॉलिसियां और आपके गृह इन्वेंट्री की एक प्रति शामिल है, जिसे आपको दावा करने की आवश्यकता होगी। विशेषज्ञ आपके सभी सबसे महत्वपूर्ण खातों की एक सूची बनाने और इसे संदर्भ के लिए आपकी तिजोरी में रखने का सुझाव भी देते हैं.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रहीत करना
अपने वित्तीय दस्तावेजों को डिजिटल रूप में रखना, भौतिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की तुलना में आसान हो सकता है। इलेक्ट्रॉनिक फाइलें आपके घर में कागज से भरी अलमारियाँ दाखिल करने की तुलना में कम जगह लेती हैं, और उन्हें आग या बाढ़ से नष्ट नहीं किया जा सकता है। यदि आपको पहले से ही अपने अधिकांश बिल और स्टेटमेंट डिजिटल रूप में प्राप्त होते हैं, तो उन्हें अपनी हार्ड ड्राइव पर दर्ज करना आसान है, और यदि आपके पास कागजी दस्तावेज हैं, तो आप उन्हें स्कैन करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित कर सकते हैं।.
हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक फाइलें अन्य खतरों जैसे कंप्यूटर वायरस और हैकिंग के लिए असुरक्षित हैं। अपने डिजिटल रिकॉर्ड को इन खतरों से बचाने के तरीके यहां दिए गए हैं:
- पासवर्ड सुरक्षा का उपयोग करें. सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने सभी ऑनलाइन वित्तीय खातों के लिए मजबूत पासवर्ड का उपयोग करते हैं। अपना पासवर्ड अक्सर बदलें और कई साइटों के लिए एक ही पासवर्ड का उपयोग करने से बचें। यदि आप अपने हार्ड ड्राइव पर वित्तीय रिकॉर्ड की प्रतियां संग्रहीत करते हैं, तो आप व्यक्तिगत फ़ाइलों या उन फ़ोल्डरों को सुरक्षित कर सकते हैं जिन्हें आप अपने पास रखते हैं। डिजिटल रुझान बताते हैं कि विंडोज और मैकिन्टोश दोनों कंप्यूटरों के लिए यह कैसे करना है।.
- एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर स्थापित करें. कंप्यूटर वायरस और अन्य प्रकार के मैलवेयर आपकी फ़ाइलों को नुकसान पहुंचा सकते हैं या आपकी पहुंच को काट सकते हैं। इन समस्याओं से बचने के लिए, अपने कंप्यूटर पर एक अच्छा एंटीवायरस प्रोग्राम स्थापित करें और इसे अद्यतन रखें। विंडोज मशीन और मैक के लिए सबसे अच्छा एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर खोजने के लिए पीसी पत्रिका और सीएनईटी जैसे तकनीकी प्रकाशनों से परामर्श करें.
- सर्ज रक्षक का उपयोग करें. आपके कंप्यूटर के लिए एक और खतरा पावर स्पाइक्स है जो इसके नाजुक आंतरिक घटकों को भून सकता है। इस खतरे को कम करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने कंप्यूटर को सर्ज प्रोटेक्टर में प्लग करें। सर्ज प्रोटेक्शन वाली पावर स्ट्रिप्स एक बार में एक दर्जन से अधिक इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों को सुरक्षित रख सकती हैं.
- बैकअप प्रतियां रखें. कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने कंप्यूटर की कितनी सावधानी से रक्षा करते हैं, आप इस जोखिम को पूरी तरह से समाप्त नहीं कर सकते हैं कि यह क्षतिग्रस्त या चोरी हो जाएगा। हालाँकि, यदि आप क्लाउड में अपनी फ़ाइलों की बैकअप प्रतियां रखते हैं, तो आप अपना कंप्यूटर खोने पर भी उन तक पहुंच नहीं खो सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका क्लाउड स्टोरेज प्रदाता एन्क्रिप्शन तकनीक का उपयोग करता है ताकि हैकर आसानी से आपकी फ़ाइलों पर न पहुँच सकें। वैकल्पिक रूप से, आप अपनी फ़ाइलों को एक बाहरी हार्ड ड्राइव पर रख सकते हैं जो पासवर्ड से सुरक्षित है.
व्यक्तिगत रिकॉर्ड संग्रहीत करना
विशेषज्ञ इस बात से असहमत हैं कि आपको अपने घर और कार के लिए महत्वपूर्ण व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स जैसे कि जन्म प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, वसीयत और शीर्षकों को कैसे रखना चाहिए। वेल्टमैन इन दस्तावेज़ों को एक बैंक में एक सुरक्षित जमा बॉक्स में रखने की सलाह देते हैं, लेकिन अन्य विशेषज्ञ बताते हैं कि ऐसा करने से आप केवल बैंक समय के दौरान दस्तावेज़ों को एक्सेस कर पाएंगे। इसके अलावा, यदि आप मर जाते हैं, तो आपके सुरक्षा जमा बॉक्स को सील किया जा सकता है, जिससे आपके उत्तराधिकारियों के लिए सामग्री को पुनः प्राप्त करना कठिन हो जाता है। इन विशेषज्ञों का कहना है कि अग्निरोधक सुरक्षित इन महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए सबसे अच्छी जगह है.
शायद सभी का सबसे सुरक्षित विकल्प आपके सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों की बैकअप प्रतियां बनाना है, जैसे जन्म और विवाह प्रमाण पत्र। यह आपको घर में एक सुरक्षित डिपॉजिट बॉक्स में और एक को अपनी अग्निरोधक तिजोरी में रखने की अनुमति देगा.
श्रेडिंग पुराने दस्तावेज़
अपने आप को पहचान की चोरी से बचाने के लिए, आपको अपने द्वारा रखे गए दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने की तुलना में अधिक करना होगा। आपको उन लोगों को भी सुरक्षित रूप से निपटाना होगा जिन्हें आप बाहर फेंक रहे हैं। यदि आप संवेदनशील निजी जानकारी को कूड़ेदान या रिसाइकिलिंग बिन में डालते हैं, तो चोर आपके बिन पर अंकुश लगा सकते हैं और उन्हें अपने खातों में हैक करने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं।.
इस समस्या से बचने के लिए, अपने घर के कार्यालय के लिए एक छोटे से श्रेडर में निवेश करें। एक क्रॉसक्रेड श्रेडर सबसे अच्छा है क्योंकि यह आपके दस्तावेजों को छोटे टुकड़ों में काटता है, बजाय लंबे स्ट्रिप्स के जो संभावित रूप से फिर से इकट्ठा किया जा सकता है। यह आवश्यक नहीं है कि आप अपने नाम के साथ कागज के हर एक टुकड़े को काटें, लेकिन विशेषज्ञों का कहना है कि ऐसा कुछ भी करना श्रेयस्कर है जिसमें आपके बारे में अधिक व्यक्तिगत जानकारी हो, जितना आप फोन बुक में पा सकते हैं।.
रीसायकल कोच के अनुसार, अधिकांश शहर आपको अपने कर्डसाइड रीसाइक्लिंग बिन में अपने कटा हुआ वित्तीय दस्तावेजों को निपटाने की अनुमति देते हैं, हालांकि, आपको संभवतः छोटे टुकड़ों को उड़ाने से बचाने के लिए उन्हें प्लास्टिक बैग, पेपर बैग या कार्डबोर्ड बॉक्स में रखना होगा। दूर। नियम क्या हैं, यह जानने के लिए अपनी स्थानीय रीसाइक्लिंग एजेंसी से जाँच करें। आप कागज के कतरों को खाद में बदल सकते हैं या उन्हें गीली घास या पैकिंग सामग्री के रूप में पुन: उपयोग कर सकते हैं.
एक प्रकार का वित्तीय रिकॉर्ड जिसे आपको रीसायकल नहीं करना चाहिए वह है थर्मल स्टोर पर मुद्रित एटीएम रसीदें। जैसा कि रीसायकल कोच बताते हैं, इस प्रकार के कागज में विषाक्त बीपीए प्लास्टिक की एक पतली कोटिंग होती है, जो पुनर्नवीनीकरण कागज के पूरे बैच को दूषित कर सकती है। यदि आपके शहर में रसीदों के लिए एक विशेष टेक-बैक प्रोग्राम नहीं है, तो बस उन्हें कचरे में फेंक दें। सौभाग्य से, प्राप्तियों की उन पर बहुत अधिक व्यक्तिगत जानकारी नहीं होती है, इसलिए उन्हें पहले श्रेय देने की कोई आवश्यकता नहीं है.
संवेदनशील इलेक्ट्रॉनिक डेटा वाली पुरानी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को ट्रैश करते समय सावधानी बरतना भी महत्वपूर्ण है। यदि आप इन फ़ाइलों को कचरा में स्थानांतरित करते हैं - भले ही आप कचरा तुरंत खाली कर दें - फ़ाइल स्थायी रूप से मिटा नहीं है। इसके बजाय, इलेक्ट्रॉनिक फ्रंटियर फाउंडेशन (ईएफएफ) के अनुसार, आपका कंप्यूटर फ़ाइल को अदृश्य बनाता है और इसे अधिलेखित करने के लिए उपलब्ध स्थान को बनाता है। जब तक ऐसा नहीं होता - जो कि भविष्य में सप्ताह, महीने, या वर्ष हो सकते हैं - फ़ाइल अभी भी आपकी डिस्क पर है जहां एक कुशल हैकर इसे प्राप्त कर सकता है.
सुरक्षित रूप से आपकी फ़ाइलों का निपटान करने के लिए, आपको अपने कंप्यूटर को उन्हें रौंदने के तुरंत बाद उन्हें अधिलेखित करने का निर्देश देने की आवश्यकता है। EFF बताता है कि यह Macintosh और Windows कंप्यूटर दोनों पर कैसे किया जाता है.
अंतिम शब्द
आपके सभी वित्तीय दस्तावेजों के लिए स्टोरेज सिस्टम स्थापित करने में थोड़ा सा काम होता है, लेकिन यह आपको लंबे समय में बचा सकता है। एक बार जब आप यह जान लेते हैं कि आपको कौन से दस्तावेज़ रखने हैं और कितनी देर तक, एक लिफ़ाफ़े में त्रैमासिक रसीदें, एक फ़ोल्डर में रसीदें, और आपकी अग्निरोधक तिजोरी में कर रिटर्न प्राप्त करना नियमित बात हो जाती है। जब आप जानते हैं कि प्रत्येक दस्तावेज़ से तुरंत कैसे निपटना है, तो आपके घर में हर सतह पर कागज जमा नहीं होंगे, और आपको महत्वपूर्ण रिकॉर्ड खोने का जोखिम नहीं होगा, क्योंकि वे कहीं एक ढेर में दबे हुए हैं।.
अपने दस्तावेजों को व्यवस्थित रखना अन्य भत्तों का भी है। यदि आपका घर किसी प्राकृतिक आपदा में क्षतिग्रस्त हो गया है, तो आपका बटुआ या पर्स चोरी हो गया है, या आईआरएस आपको ऑडिट करने का फैसला करता है, आप एक पल के नोटिस पर समस्या से निपटने के लिए आवश्यक सभी दस्तावेजों पर अपना हाथ रख सकेंगे। अपने वित्तीय रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने से आप अपनी वित्तीय स्थिति को समझने में भी मदद कर सकते हैं ताकि आपके पास जो कुछ भी हो वह बेहतर हो और आप इसे बर्दाश्त न कर सकें.
कभी-कभी, अपने वित्तीय रिकॉर्ड के माध्यम से छंटनी भी लापता धन को उजागर कर सकती है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप कभी भी जमा किया हुआ चेक न खोज सकें, एक मेडिकल बिल जिसे आप प्रतिपूर्ति के लिए जमा कर सकते हैं या एक पुराना बैंक खाता जिसे आप भूल गए थे। यदि आपके वित्तीय जीवन को क्रम में लाने के लिए यह अच्छा प्रोत्साहन नहीं है, तो मुझे नहीं पता कि क्या है.
घर पर अपने वित्तीय रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के लिए आप किस प्रणाली का उपयोग करते हैं?
