6 गृह कार्यालय संगठन के विचार और सुझाव

यदि आप घर से काम करते हैं, तो यह आवश्यक है कि आप एक कार्यालय प्रबंधन योजना विकसित करके अपने कार्यक्षेत्र और अपने व्यवसाय की रक्षा करें। चाहे वह एर्गोनॉमिक रूप से सही होम ऑफिस फर्नीचर की सोर्सिंग कर रहा हो या कंप्यूटर और इंटरनेट की खराबी के मामले में बैकअप प्लान विकसित कर रहा हो, अच्छा होम ऑफिस मैनेजमेंट आपके प्रोफेशनलिज्म को स्थापित करेगा और आपके मुनाफे को बढ़ाएगा.

घर कार्यालय प्रबंधन युक्तियाँ

1. एक अलग कार्यक्षेत्र स्थापित करें

यह आपके घर कार्यालय में अलगाव की भावना पैदा करने के लिए बुद्धिमान है, भले ही आपका कार्यक्षेत्र दूसरे कमरे या आपके तहखाने के एक कोने का हिस्सा हो। जबकि वास्तव में एक अलग कमरे का उपयोग करना हमेशा संभव नहीं होता है, अपने घर में एक जगह की पहचान करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें जो आपका "कार्यालय क्षेत्र" होगा। यदि आपके पास अपने कार्यालय क्षेत्र के लिए दीवारें या विभाजन नहीं हैं, तो आप इस स्थान पर अपनी कार्य गतिविधियों (फोन वार्तालाप और ईमेल का जवाब देने सहित) को सीमित करके मानसिक सीमाएँ बना सकते हैं।.

ऐसे कई कारण हैं जो विशेष रूप से आपके घर के किसी क्षेत्र को केवल काम के रूप में बंद करने के लिए महत्वपूर्ण हैं:

• एक स्पष्ट रूप से परिभाषित होम ऑफिस स्पेस आपके और घर के सदस्यों दोनों के लिए सीमाएं स्थापित करता है। बच्चे, कमरे में रहने वाले, पति या पत्नी और साथी आपके काम पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता का सम्मान करना सीखेंगे यदि वे आसानी से पहचान सकते हैं कि आप कब काम कर रहे हैं और व्यक्तिगत या पारिवारिक मुद्दों से निपटने के लिए उपलब्ध नहीं हैं.
• यह आपके घर के बाकी हिस्सों में काम से संबंधित कागजी कार्रवाई और उपकरणों के जोखिम को कम करता है.
• यह क्लाइंट्स से मिलते समय आपको एक पेशेवर उपस्थिति स्थापित करने में मदद करता है.
• यदि आप घर कार्यालय कर कटौती लेने की योजना बनाते हैं, तो ऑडिट से बचाव करना आसान है यदि आप दिखा सकते हैं कि आपका काम आपके घर के एक क्षेत्र में होता है जो विशेष रूप से काम के लिए उपयोग किया जाता है.

2. अपने कार्यालय की आपूर्ति और फर्नीचर के साथ प्रो जाओ

आपकी दादी की प्राचीन मेज और कुर्सी सेट सुंदर लग सकता है, लेकिन यह संभवतः एक एर्गोनोमिक और संगठनात्मक दुःस्वप्न है। सुनिश्चित करें कि आपके शरीर के तनाव से बचाने और अव्यवस्था को कम करने में मदद के लिए आपके घर कार्यालय में एक आरामदायक कार्यालय की कुर्सी और एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई कंप्यूटर डेस्क है.

आपको इन टुकड़ों को नया खरीदने की ज़रूरत नहीं है - पुराने कार्यालय फर्नीचर बेचने वाले व्यक्तियों और व्यवसायों को खोजने के लिए क्रेगलिस्ट की जांच करें। एक अन्य विकल्प यह है कि यदि आपके पास कोई कार्यालय फर्नीचर स्टोर है जो उपयोग किए गए फर्नीचर में सौदा करता है - तो कुछ भी वितरित कर सकते हैं। अपनी आँखों को किसी भी बिक्री से बाहर जाने वाली बिक्री के लिए रखें, क्योंकि ये स्टोर अक्सर अपने इन्वेंट्री को अलग करने की कोशिश करते हुए अपने जुड़नार, कार्यालय फर्नीचर और यहां तक ​​कि कार्यालय मशीनों (जैसे कंप्यूटर और प्रिंटर) को बेच देते हैं।.

3. अलग ईमेल और टेलीफोन खातों की स्थापना

जब संचार की बात आती है, तो व्यापार को आनंद के साथ मिश्रण करने से बचना सबसे अच्छा है। आप अपने बच्चों को ग्राहक के फोन कॉल का जवाब नहीं देना चाहते हैं और आप एक ग्राहक को एक सामूहिक ईमेल पर एक ग्राहक सहित जोखिम में डालना नहीं चाहते हैं जिसमें नवीनतम लॉकेट मेम शामिल हैं। यदि वे आपके व्यक्तिगत मेलबॉक्सेज़ और खातों में आते हैं, तो ग्राहकों से ईमेल और संदेशों को अनदेखा करना या याद करना आसान है.

यदि आप एक अलग फोन लाइन से परेशान नहीं होना चाहते हैं, तो आप अभी भी एक समर्पित नंबर प्राप्त कर सकते हैं जो एक वॉयस मेलबॉक्स से जुड़ता है, जिससे आप क्लाइंट और संभावनाओं से संदेश प्राप्त कर सकते हैं ताकि आप उन्हें अपने अवकाश पर वापस बुला सकें।.

4. गृह कार्यालय सेवाओं का उपयोग करें

स्थानीय कॉपी की दुकानों, साथ ही अपने क्षेत्र में FedEx कार्यालय या UPS स्टोर जैसी स्थानीय प्रतियों की दुकानों द्वारा दी गई कार्यालय / व्यावसायिक सेवाओं की जाँच करें। इन स्थानों में से कई अपनी सेवाओं को छोटे और घर-आधारित व्यवसाय के मालिकों को लक्षित करते हैं जिनके पास मेल रूम नहीं है या वे सहायक कर्मचारियों को रखने के लिए पैसे नहीं दे सकते हैं.

स्थान के आधार पर सेवाएँ बदलती रहती हैं, लेकिन कॉपी सेवाओं, निजी मेलबॉक्सेज़ और पैकेज शिपिंग की पेशकश के अलावा, ये दुकानें आपकी ओर से पैकेज भी स्वीकार कर सकती हैं (जो कि यदि आपको बहुत अधिक डिलीवरी मिलती है तो) महत्वपूर्ण है और ग्राहकों को मुफ्त और निम्न सुविधा भी प्रदान कर सकती है। -कंप्यूटर तक पहुंच.

5. बैकअप योजनाएं बनाएं

कोई भी उन घटनाओं के बारे में नहीं सोचना चाहता है जो उनके व्यवसाय को पटरी से उतार सकती हैं, लेकिन यदि आप एक छोटे व्यवसाय के मालिक हैं तो यह महत्वपूर्ण है कि आप ऐसा करें। यदि आप अपने व्यवसाय के लिए खतरों की पहचान नहीं करते हैं, तो आपको योजना के अनुसार काम नहीं करने पर हाथ धोना पड़ेगा.

अगर आप काम करना जारी नहीं रख पा रहे हैं तो प्राकृतिक आपदाओं से लेकर लंबी अवधि की बीमारी तक, परिस्थितियों में बदलाव आपके व्यवसाय में बदलाव ला सकता है। यहां तक ​​कि एक अल्पकालिक समस्या, जैसे कि बिजली की विफलता या कंप्यूटर की खराबी, आपके व्यवसाय को नुकसान पहुंचा सकती है यदि आप किसी ग्राहक की समय सीमा या प्रक्रिया के आदेशों को कुशलतापूर्वक पूरा करने में सक्षम नहीं हैं.

प्रमुख घटनाओं के लिए योजना बनाना
प्राकृतिक आपदाएं, आतंकवाद, नागरिक अशांति, या रोग के प्रकोपों ​​का बड़े और छोटे व्यवसायों पर समान रूप से विनाशकारी प्रभाव पड़ सकता है, और यहां तक ​​कि सबसे अच्छी तरह से रखी गई योजनाएं व्यक्तिगत व्यवसाय मालिकों के लिए अपने व्यवसाय को अपने दम पर फिर से प्राप्त करना मुश्किल बना सकती हैं। अमेरिकी लघु व्यवसाय प्रशासन अपनी वेबसाइट पर व्यावसायिक आपदा नियोजन के बारे में व्यापक जानकारी प्रदान करता है, साथ ही सरकारी कार्यक्रमों के बारे में जानकारी देता है जो किसी घटना के बाद किसी समुदाय में व्यवधान पैदा करने के बाद व्यवसाय के मालिकों को फिर से काम करने में मदद कर सकता है।.

अनपेक्षित की योजना बनाना
चीजें जो आपके काम करने की क्षमता को बाधित कर सकती हैं, उनमें शक्ति और उपयोगिता विफलताएं, उपकरण विफलताएं, बीमारी, चोट और परिवार की आपात स्थिति शामिल हैं। हालांकि इनमें से कुछ परिस्थितियां अपरिहार्य हैं, आप ग्राहकों और ग्राहकों को खोने का जोखिम उठाते हैं यदि आप समय-सीमा में समय सीमा, जहाज उत्पादों को पूरा करने में असमर्थ हैं, या बस अपनी सामान्य स्तर की सेवा प्रदान करते हैं.

सामान्य परिदृश्यों के प्रबंधन के लिए यहां कुछ विचार दिए गए हैं:

• ऑनलाइन पाने के लिए स्थानों की पहचान करें. वाईफाई की पेशकश करने वाले स्थानों के लिए अपने पड़ोस की जांच करें और ग्राहकों को लंबे समय तक सेवा का उपयोग करने की अनुमति दें। वाईफाई खोजने के लिए कैफे, कॉपी शॉप, शिपिंग स्टोर और सार्वजनिक पुस्तकालय सभी संभावित स्थान हैं। दोस्तों और परिवार के घरों में भी ऑनलाइन रहने के लिए अच्छी जगहें हो सकती हैं - बस ड्रॉप करने से पहले फोन करना और पूछना सुनिश्चित करें! अपने क्षेत्र में कई कार्य-अनुकूल हॉटस्पॉटों को पहचानें और उनके संचालन के घंटों पर ध्यान दें ताकि जब आपका इंटरनेट कम हो जाए तो आप समय-समय पर जगह बर्बाद न करें.
• पे-अस-यू-गो ब्रॉडबैंड में देखें. USB मॉडेम और पे-एज़-यू-गो ब्रॉडबैंड के साथ, आप अपनी नियमित इंटरनेट सेवा बंद होने की स्थिति में घर पर रह पाएंगे।.
• बैकअप तकनीक. जबकि यह आपकी फ़ाइलों और परियोजनाओं का बैकअप रखने के लिए एक अच्छा विचार है, आपके कंप्यूटर के फ्रिट्ज पर जाने की स्थिति में आपको कुछ बैकअप तकनीक भी उपलब्ध होनी चाहिए। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका एक सस्ता लैपटॉप या नेटबुक खरीदना है जिसे आप उपयोग कर सकते हैं यदि आपका प्राथमिक कंप्यूटर नीचे जाता है। जब आप एक पुराने डेस्कटॉप मॉडल को हाथ पर रख सकते हैं, तो यह पोर्टेबल या चार्जेबल नहीं है, जो एक कंप्यूटर की खराबी के साथ-साथ एक पावर आउटेज पीड़ित होने पर इसे बेकार बनाता है। आप Backblaze और Mozy जैसी बैकअप सेवाओं में भी देख सकते हैं.
• एक निर्बाध विद्युत स्रोत (यूपीएस) खरीदें. एक यूपीएस आपकी मशीन को पावर सर्ज के खिलाफ सुरक्षा प्रदान कर सकता है और आपको अपने डेस्कटॉप सिस्टम को पावर देने के लिए पर्याप्त समय दे सकता है - साथ ही ग्राहकों को त्वरित ईमेल भेजकर यह बताएगा कि आप थोड़ी देर के लिए बिजली के बिना रहेंगे। आप कम से कम $ 50 के लिए अमेज़न पर निर्बाध बिजली स्रोत पा सकते हैं.
• महत्वपूर्ण सूचना की हार्ड कॉपी रखें. अपने ग्राहक की संपर्क जानकारी की हार्ड कॉपी रखना एक अच्छा विचार है ताकि आप इंटरनेट या अपने कंप्यूटर फ़ाइलों तक नहीं पहुंच सकें, भले ही आप उनके संपर्क में रहें.

6. एक नई जगह में जाने के लिए समय है जब पता है

जबकि कई लोग सफलतापूर्वक एक घरेलू व्यवसाय संचालित करने में सक्षम होते हैं, आप अंततः एक ऐसे बिंदु पर आ सकते हैं जहां यह अब घर से काम करने के लिए व्यावहारिक नहीं है, कम से कम पूर्णकालिक आधार पर। शायद आपको नियमित रूप से ग्राहकों के साथ आमने-सामने मिलने की जरूरत है, बहुत सारी इन्वेंट्री स्टोर करें, या कम व्याकुलता वाले वातावरण में काम करें.

सह-कार्यशील रिक्त स्थान पर विचार करें जो आपको साझा कार्यालय स्थान में एक डेस्क किराए पर लेने की अनुमति देता है यदि आप एक पूर्ण कार्यालय की आवश्यकता नहीं कर सकते हैं या नहीं। कई सह-कार्यशील रिक्त स्थान आपको आपकी आवश्यकताओं के अनुसार स्थान किराए पर लेने की अनुमति देते हैं, इसलिए आपको पूर्णकालिक अनुबंध करने के लिए प्रतिबद्ध नहीं होना पड़ेगा यदि आपको आवश्यकता है तो हर महीने ग्राहकों को एक-दो बार मिलने के लिए एक जगह है। एक अन्य विकल्प कार्यालय साझाकरण है, जो आपको कार्यालय लागत साझा करने के लिए किसी अन्य कार्यालय किराएदार या मालिक के साथ साझेदारी करने देता है.

अंतिम शब्द

घर से काम करने की चुनौती और पुरस्कार जब आप अच्छी तरह से काम करते हैं तो घर का कार्यालय स्थापित कर सकते हैं। इस बात का ध्यान रखें कि कोई भी ऑफिस अपने आप न चले। अच्छे निर्णय लेने और आत्म-अनुशासन का अभ्यास करने से आपके व्यवसाय को लंबे समय तक चलने में आसानी होगी.

अपने घर कार्यालय या कार्यक्षेत्र को कुशलतापूर्वक चलाने के लिए आपके कुछ सर्वोत्तम सुझाव क्या हैं?