धोखाधड़ी और कर्मचारी चोरी को अपने व्यवसाय में कैसे रोकें - नीतियां और योजनाएं
जबकि आप सोच सकते हैं कि धोखाधड़ी करने वाले कठोर अपराधी हैं जो नौकरी से नौकरी पर जाते हैं, जर्नल ऑफ अकाउंटेंसी की रिपोर्ट है कि व्यावसायिक धोखाधड़ी करने वाले अधिकांश व्यक्ति पहली बार के अपराधी हैं। साथ ही, बहुत कम धोखेबाज व्यवसाय को ठगने के इरादे से नौकरी करते हैं.
इसका मतलब है कि मेहनती काम पर रखने और पूरी तरह से पृष्ठभूमि की जांच आपके व्यवसाय में धोखाधड़ी को रोकने के लिए पर्याप्त नहीं है। हालांकि, कुछ कारक हैं जो किसी व्यक्ति को धोखाधड़ी करने की अधिक संभावना रखते हैं.
सर्टिफिकेट ऑफ फ्रॉड सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स का तर्क है कि धोखाधड़ी होने पर आमतौर पर तीन तत्व होते हैं। सबसे पहले, व्यक्तिगत धोखाधड़ी धोखाधड़ी वित्तीय दबाव महसूस करती है - उच्च ऋण, एक शानदार जीवन शैली, वित्तीय समस्याओं के साथ परिवार के सदस्य, और जुए की लत सभी दबाव के संभावित स्रोत हैं.
दूसरा, व्यक्ति को धोखाधड़ी को तर्कसंगत बनाने का एक तरीका चाहिए। "मैं पर्याप्त भुगतान नहीं कर रहा हूँ" का एक आंतरिक एकालाप, "मैं बॉस की तुलना में कड़ी मेहनत करता हूं," "कंपनी कभी भी यह याद नहीं करेगी," और "मैं इस लायक हूं" सभी व्यक्ति अनैतिक व्यवहार को सही ठहराने में मदद करते हैं.
अंत में, व्यक्तियों को धोखाधड़ी करने के अवसर की आवश्यकता होती है। जब आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, हमेशा किसी व्यक्ति की वित्तीय स्थिति या रवैये को प्रभावित नहीं कर सकते, तो आप चेक और बैलेंस और उचित आंतरिक नियंत्रण के साथ अवसर कारक को प्रभावित कर सकते हैं।.
धोखाधड़ी के सामान्य प्रकार
1. संपत्ति का दुरुपयोग
एसोसिएशन ऑफ सर्टिफाइड फ्रॉड एग्जामिनर्स के अनुसार, एसेट की हेराफेरी सबसे आम प्रकार की धोखाधड़ी है जो छोटे व्यवसायों के भीतर होती है। एसेट का दुरुपयोग तब होता है जब कोई कर्मचारी या ठेकेदार कंपनी के संसाधनों को चुराने या दुरुपयोग करने की योजना तैयार करता है, जैसे नकदी या इन्वेंट्री.
ध्यान रखें कि आपका व्यवसाय ग्राहकों से नकदी कैसे एकत्र करता है। यदि सही उपाय नहीं हैं, तो एक व्यक्ति नकदी को रोक सकता है और इसे मालिक से छिपा सकता है.
2. स्किमिंग
नकदी चुराने का एक लोकप्रिय तरीका स्किमिंग में कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड में पूरी तरह से दर्ज होने से पहले आने वाले भुगतान को चोरी करना शामिल है। उदाहरण के लिए, कहो कि एक ग्राहक एक ईंट-और-मोर्टार स्टोर पर एक उत्पाद खरीदना चाहता है। एक योजनाबद्ध बिक्री कर्मचारी सामानों के भुगतान को स्वीकार कर सकता है लेकिन लेनदेन को रिकॉर्ड करने के बजाय नकदी को पॉकेट में डाल सकता है.
स्किमिंग के साथ, एक कर्मचारी या तो भुगतान का केवल एक भाग रिकॉर्ड कर सकता है - उदाहरण के लिए, $ 100 का भुगतान करने पर केवल $ 50 का भुगतान करना - या पूरी तरह से भुगतान रिकॉर्ड करने में विफल। चूंकि बिक्री लेनदेन रिकॉर्ड नहीं किया गया है, इसलिए स्टोर की इन्वेंट्री को भी अपडेट नहीं किया गया है। इसका मतलब है कि वास्तविक व्यापार सूची वास्तव में लेखांकन रिकॉर्ड्स में परिलक्षित होने की तुलना में छोटी होगी.
यह सिर्फ इन-पर्सन ट्रांजेक्शन नहीं है जो स्किमिंग के लिए अतिसंवेदनशील हैं। एक लेखा या लिपिक कर्मचारी जो ग्राहक भुगतान प्राप्त करता है वह आने वाली नकदी को भी जेब में रख सकता है। कर्मचारी फिर क्रेडिट मेमो को गलत बता सकता है या खाते को बिना सोचे समझे लिख सकता है ताकि व्यवसाय को यह ध्यान न आए कि भुगतान गायब है.
एक जटिल लेकिन काफी सामान्य खाते प्राप्य स्किमिंग धोखाधड़ी में ग्राहकों के भुगतान को कम करना शामिल है। लैपिंग स्कीम में, एक मुनीम या अकाउंटेंट उस ग्राहक के खाते की ओर नकद भुगतान का भुगतान करता है। कमी को पूरा करने के लिए, एकाउंटेंट पहले ग्राहक के खाते की ओर दूसरे ग्राहक से प्राप्त भुगतान का उपयोग करता है। यदि दूसरा ग्राहक गलत खाता शेष को नोटिस करता है, तो खाताधारक तीसरे ग्राहक से भुगतान का उपयोग घाटे को कवर करने के लिए करता है - और इसी तरह.
क्योंकि भुगतान बहुत गलत तरीके से किया जाता है, कोई व्यक्ति अंततः इस योजना को पकड़ लेता है। फिर भी, जालसाज बिना पकड़े जाने पर महीनों या वर्षों तक लैपिंग स्कीम रख सकते हैं.
3. नकद लारेंसी
कैश लारेंसी इस अर्थ में स्किमिंग के समान है कि एक कर्मचारी या ठेकेदार आने वाली नकदी चोरी कर रहा है। नकद लारेंसी के साथ अंतर यह है कि कर्मचारी व्यवसाय की पुस्तकों पर दर्ज होने के बाद नकदी चोरी करता है.
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी लेनदेन रिकॉर्ड किए जाने के बाद नकदी रजिस्टर से पैसे चुरा सकता है। कर्मचारी इस तथ्य को छिपाने के लिए एक फर्जी कैश रजिस्टर संवितरण रिकॉर्ड कर सकता है कि नकदी गायब है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी पिछली बिक्री को रद्द कर सकता है या रिफंड जारी कर सकता है और रजिस्टर से संबंधित नकदी ले सकता है.
संकेत है कि नकदी चोरी की जा रही है
स्कीइंग स्कीम जिसमें इंटरसेपिंग कैश शामिल है, जिसे रिकॉर्ड करने से पहले पता लगाना मुश्किल हो सकता है। आप इन चेतावनी संकेतों को देख सकते हैं:
- निम्न इन्वेंटरी. यदि स्टोर में वास्तविक इन्वेंट्री पुस्तकों के अनुसार कम होनी चाहिए, तो संभव है कि कोई कर्मचारी सभी बिक्री को रिकॉर्ड नहीं कर रहा है.
- गिने हुए दस्तावेज़ों में अंतराल. पूर्व-गिने हुए वाउचर का उपयोग करने वाले रेस्तरां और अन्य व्यवसायों के लिए, वाउचरों में अंतर का मतलब यह हो सकता है कि एक कर्मचारी ने एक रसीद फेंक दी और नकदी रखी.
- ग्राहक की शिकायत. यदि कोई कर्मचारी भुगतान ले रहा है, तो ग्राहक कॉल करते हैं और शिकायत करते हैं कि उनका कथन शेष नहीं है.
- कुछ बदलावों के दौरान कम राजस्व. जब भी कोई विशेष कर्मचारी काम कर रहा होता है, तो नकदी संग्रह कम होता है, जो नकदी चोरी का संकेत दे सकता है.
नकदी की चोरी को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण
- अंक क्रेडिट, शून्य बिक्री, या राइट-ऑफ खातों के लिए प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता है. एक बार जब कोई अन्य व्यक्ति लेन-देन में शामिल होता है, तो एक कुटिल कर्मचारी के पास किसी का ध्यान हटाने का मौका नहीं होता है.
- मासिक खाता विवरण जारी करें. यदि ग्राहकों को उनके खाते की शेष राशि का नियमित अपडेट मिलता है, तो कर्मचारी को ग्राहक भुगतान में गड़बड़ी की संभावना कम होती है.
- संस्थान अनिवार्य अवकाश समय और नौकरी रोटेशन. एक बार दोषी कर्मचारी के पास नकदी ले जाने का अवसर नहीं होने पर लैपिंग योजनाएं जल्दी से टूट जाती हैं.
- सरप्राइज कैश काउंट करें. रजिस्टर में नकदी की तुलना नकद प्राप्तियों से करने से, प्रबंधक नकद विसंगतियों को जल्दी से पहचान सकते हैं.
- वीडियो कैमरा. जब एक वीडियो कैमरा रजिस्टरों की निगरानी कर रहा है तो कर्मचारियों के साथ बुरा व्यवहार करने की संभावना कम है.
- बक्से को बंद करो. ग्राहक भुगतान सीधे बैंक लॉक बॉक्स में भेजने से, नकदी कर्मचारी के हाथों से नहीं गुजरती है और कर्मचारियों को इसे चुराने का अवसर नहीं मिलता है.
4. धोखाधड़ी नकद संवितरण
पैसा उठाने के बजाय जैसे ही यह व्यवसाय में आता है, अन्य धोखेबाज आउटगोइंग कैश डिस्बर्समेंट चुरा लेते हैं। उन सभी तरीकों में से जो कर्मचारियों और ठेकेदारों ने कंपनी की संपत्ति को गलत तरीके से भुनाया है, फर्जी नकद संवितरण गढ़कर नकदी चोरी करना सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली रणनीति है.
5. बिलिंग योजनाएँ
कर्मचारी उन वस्तुओं और सेवाओं के लिए बिल दे सकते हैं जो कंपनी ने कभी प्राप्त नहीं किए और नकदी को जेब में रखा। कर्मचारी बना-बनाया सेवाओं या उत्पादों के साथ चालान का उल्लंघन करता है और जब चेक का वितरण किया जाता है, तो जालसाज खुद को नकद कर देता है। कर्मचारी को एक शेल कंपनी के नाम का उपयोग करते हुए, जो कि कर्मचारी या मित्र या परिवार के किसी सदस्य का मालिक है, ने किसी भी गैरकानूनी विक्रेता को भुगतान किया है.
कर्मचारियों को उत्पादों के लिए कंपनी को पछाड़ने के लिए एक मौजूदा विक्रेता के साथ भी समझौता किया जा सकता है। फुलाए गए चालान के माध्यम से धक्का देने के बदले में, विक्रेता कर्मचारी को मुनाफे में कटौती देता है.
एक बिलिंग योजना के संकेत
- एक विक्रेता की दरों में लगातार वृद्धि हुई है. जब एक विक्रेता की दरें उद्योग के मानदंड से अधिक प्रतिशत पर बढ़ जाती हैं, तो यह हो सकता है कि आपको उचित सौदा नहीं मिल रहा है.
- एक निश्चित विक्रेता के लिए कर्मचारी वरीयता. एक कर्मचारी जो एक निश्चित विक्रेता पर जोर देता है या अन्य ठेकेदारों से बोलियां प्राप्त करने के लिए खुला नहीं है, एक किकबैक हो सकता है.
एक बिलिंग योजना को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण
- स्वीकृत वेंडर सूची को बनाए रखें और स्वीकृत वेंडरों को केवल चेक लिखें. यह आपको शेल कंपनियों या कर्मचारियों के दोस्तों को भुगतान करने से रोकता है। सूची में एक विक्रेता को जोड़ने से पहले, कुछ शोध करें और सुनिश्चित करें कि यह एक वैध कंपनी है.
- एक अनुमोदित विक्रेता सूची के साथ, एक अनुमोदित मूल्य सूची बनाए रखें. इससे कर्मचारियों के लिए विक्रेताओं के साथ मिलीभगत में कीमतें बढ़ाना मुश्किल हो जाता है.
- चेक साइन करने से पहले प्राप्त रिपोर्ट की एक प्रति के लिए पूछें. इस तरह, आप केवल उन उत्पादों के लिए चेक पर हस्ताक्षर करते हैं जो कंपनी को वास्तव में प्राप्त हुए थे.
6. व्यय प्रतिपूर्ति योजनाएँ
एक कंपनी से नकद प्राप्त करने का एक और तरीका है व्यय रिपोर्ट को ठगना। कर्मचारी व्यक्तिगत खर्च, बिना किसी खर्च, या अन्यथा खर्च प्रतिपूर्ति अनुरोध पर खर्च जोड़कर एक कृत्रिम रूप से बड़े प्रतिपूर्ति चेक प्राप्त कर सकते हैं.
व्यय प्रतिपूर्ति योजना के संकेत
- अत्यधिक व्यय रिपोर्ट. यदि कोई कर्मचारी व्यय रिपोर्ट ऐतिहासिक औसत या अन्य कर्मचारियों की रिपोर्ट से अधिक है, तो यह संकेत है कि कर्मचारी बहुत अधिक खर्च कर रहा है.
- कर्मचारी रसीद जमा नहीं करता है. जब मूल प्राप्तियां व्यय रिपोर्ट से जुड़ी नहीं होती हैं, तो आप कभी नहीं जानते हैं कि क्या वास्तव में कर्मचारी ने लागत लगाई है.
व्यय प्रतिपूर्ति योजनाओं को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण
- व्यय प्रतिपूर्ति के लिए प्राप्तियों की आवश्यकता है. यदि आप नहीं करते हैं, तो कर्मचारी उन खर्चों को जोड़ सकते हैं जो वे कभी भी खर्च नहीं करते हैं.
- दस्तावेज़ आपकी कंपनी की व्यय प्रतिपूर्ति नीति. इसमें, स्पष्ट होना चाहिए कि किस प्रकार के खर्चों की प्रतिपूर्ति की जा सकती है और प्रतिपूर्ति के लिए क्या उपयुक्त नहीं है। सभी कर्मचारियों को पॉलिसी की एक प्रति प्रदान करें.
- एक विशिष्ट यात्रा पर जाने वाले सभी कर्मचारियों की व्यय रिपोर्ट की तुलना करें. यदि कोई अन्य की तुलना में बहुत अधिक है, तो यह एक संकेत है कि खर्च फुलाया जाता है या कर्मचारी उद्देश्य से ओवरस्पेंड कर रहा है.
7. छेड़छाड़ की योजनाओं की जाँच करें
कर्मचारी या ठेकेदार जिनके पास निवर्तमान कंपनी चेक तक पहुंच है, वे अपने स्वयं के लाभ के लिए उनके साथ छेड़छाड़ कर सकते हैं। यदि खाली चेक को सुरक्षित नहीं रखा जाता है, तो कोई कुछ चोरी कर सकता है और उन्हें खुद या किसी दोस्त को बाहर कर सकता है। एक सट्टेबाज जो एक व्यवसाय के मालिक के लिए हस्ताक्षर करने के लिए चेक तैयार करता है, वह बाद में एक चेक पर नाम बदल सकता है, उसे रोक सकता है, और उसे खुद नकद कर सकता है.
चेक छेड़छाड़ के संकेत
- चेक नंबर में अंतराल. यदि आपके गिने हुए खाली चेक में अनुक्रमिक अंतर है, तो संभव है कि किसी ने कुछ उठा लिया हो.
- विक्रेता की शिकायतें. जब कोई विक्रेता आपको सूचित करता है कि आपने चेक काट दिया है तब भी उसे भुगतान नहीं मिला है, तो भुगतान बाधित हो सकता है.
आंतरिक नियंत्रण जाँच छेड़छाड़ को रोकने के लिए
- ब्लैंक चेक को सुरक्षित रखें. उन्हें हर समय आपके कार्यालय में बंद रहना चाहिए। अपनी कुंजी साझा न करें, और केवल चेक का उत्पादन करें जब आपका बहीखाता स्टाफ उन्हें प्रिंट करने के लिए तैयार हो.
- हर महीने अपने बिजनेस बैंक स्टेटमेंट की समीक्षा करें. उन चेक राशियों को देखें जिन्हें आप नहीं पहचानते हैं। अपने बैंक से पूछें ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि आप जांच से पहले उन्हें छेड़छाड़ नहीं करना चाहते थे.
8. इन्वेंटरी और अन्य परिसंपत्तियों की चोरी
यहां तक कि अगर आपकी नकदी सुरक्षित है, तो कर्मचारी कंप्यूटर, कंपनी के उत्पादों और इन्वेंट्री जैसी भौतिक संपत्तियों को चोरी या दुरुपयोग करने के तरीके खोज सकते हैं.
योजनाओं को प्राप्त करना
प्राप्त करने की प्रक्रिया से जुड़े कर्मचारी डिलीवरी के समय इन्वेंट्री या उत्पाद चुरा सकते हैं। स्कीइंग कर्मचारी आने वाली शिपिंग रिपोर्ट और धोखाधड़ी को छिपाने के लिए रिपोर्ट प्राप्त करने वाली कंपनी को संशोधित कर सकते हैं। यदि उन कर्मचारियों के पास क्रय रिकॉर्ड तक पहुंच है, तो वे नकली शिपिंग रिपोर्ट से मिलान करने के लिए खरीद की आवश्यकता को बदल सकते हैं.
9. एसेट लार्सी
यदि संपत्ति की निगरानी के लिए कई भौतिक नियंत्रण नहीं हैं, तो कर्मचारी और ठेकेदार बस कंपनी की संपत्ति को परिसर से बाहर ले जा सकते हैं और इसे कभी वापस नहीं कर सकते.
संकेत है कि संपत्ति चोरी की जा रही है
- निम्न इन्वेंटरी. यदि पुस्तकों की प्रति सूची वास्तविक सूची स्तरों से अधिक है, तो कोई चोरी कर सकता है.
- गरीब गुणवत्ता सूची प्रलेखन. यदि क्रय समर्थन और दस्तावेज़ प्राप्त करना मूल नहीं हैं या बदल दिए गए हैं, तो आप एक चोर के काम से निपट सकते हैं.
शारीरिक आस्तियों की चोरी को रोकने के लिए आंतरिक नियंत्रण
- रैंडम इन्वेंटरी काउंट्स करें. यह आपको सूची की कमी को दूर कर सकता है और कर्मचारियों को चोरी करने की संभावना कम कर सकता है.
- अलग-अलग इन्वेंटरी कर्तव्यों. एक ही व्यक्ति को दोनों उत्पादों की खरीद और उन्हें प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार नहीं होना चाहिए.
- सुरक्षा कैमरे स्थापित करें. विशेष रूप से, उन कमरों और क्षेत्रों की निगरानी करें जहां इन्वेंट्री और मूल्यवान उत्पाद संग्रहीत हैं.
- इन्वेंटरी और एसेट्स को सुरक्षित रखें. मूल्यवान परिसंपत्तियों वाले क्षेत्रों को जब संभव हो तो लॉक किया जाना चाहिए, और केवल कुछ कर्मचारियों के पास चाबियाँ होनी चाहिए.
लघु व्यवसाय धोखाधड़ी को रोकने के लिए और सुझाव
इसके अतिरिक्त, ऐसी सामान्य रणनीतियाँ हैं जिनसे आप धोखाधड़ी से बच सकते हैं। आपके द्वारा प्रबंधित किए जाने के तरीके और आपके द्वारा कार्यों को सौंपने के तरीके को बदलकर, आप इस संभावना को कम कर सकते हैं कि कोई आपके व्यवसाय को धोखा देगा.
1. अपने कर्मचारियों को जानें
कोवान, गुंटेस्की एंड कंपनी, एक सीपीए फर्म, ध्यान दें कि यदि आप कर्मचारियों के व्यवहार और दृष्टिकोण में परिवर्तन के बारे में जानते हैं, तो आप कली में संभावित धोखाधड़ी को रोक सकते हैं। अपने कर्मचारियों के साथ समय-समय पर जांच करें और बातचीत के लिए समय निकालें कि चीजें कैसी चल रही हैं.
विशेष रूप से, धोखेबाजों के साथ अक्सर जुड़े इन व्यवहार लक्षणों के लिए नज़र रखें:
- उनके साधनों से परे रहना - उदाहरण के लिए, कम वेतन वाला एक कर्मचारी जो लक्जरी वाहन चला रहा है या भव्य अवकाश ले रहा है
- वित्तीय कठिनाइयों का सामना करना या परेशानी का सामना करना पड़ता है
- किसी विशेष विक्रेता के साथ असामान्य रूप से घनिष्ठ संबंध बनाए रखना
- किसी अन्य कर्मचारी को अपने कुछ कर्तव्यों को लेने की अनुमति देने की अनिच्छा
- कभी भी बीमार होने या अवकाश लेने का आह्वान नहीं किया
- तलाक से गुजरना या पारिवारिक समस्याओं से जूझना
बेशक, आप यह कभी नहीं मानना चाहते हैं कि कर्मचारी केवल इसलिए चोरी कर रहे हैं क्योंकि वे इनमें से कुछ लक्षणों का प्रदर्शन कर रहे हैं। फिर भी, यदि आपको संदेह है कि धोखाधड़ी हो रही है, तो आप उन विभागों और क्षेत्रों की ओर अपनी निगरानी और धोखाधड़ी की रोकथाम के प्रयासों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जहां उच्च-जोखिम वाले कर्मचारी काम करते हैं। उन स्टाफ सदस्यों की मदद करने की कोशिश करें, जो किसी भी तरह से आप पर जोर देते हैं या आर्थिक रूप से संघर्ष कर रहे हैं - आप अधिक श्रमिकों को बनाए रखेंगे और कर्मचारी वफादारी का निर्माण करेंगे.
2. अखंडता के साथ प्रबंधित करें
आप एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में कैसे व्यवहार करते हैं, चोरी के संबंध में आपके कर्मचारियों के दृष्टिकोण को प्रभावित कर सकते हैं। यदि आप कोनों को काटते हैं और नैतिक रूप से कार्य नहीं करते हैं, तो आपके लिए काम करने वाले लोग भी ऐसा करने के लिए इच्छुक हैं। इसके विपरीत, यदि आप अपने व्यापारिक व्यवहार में ईमानदार और नैतिक होने के लिए एक ठोस प्रयास करते हैं, तो कर्मचारी समझेंगे कि उनसे समान व्यवहार अपेक्षित है.
एक ऐसी आचार संहिता बनाएं जो आपके व्यवसाय में सभी के व्यवहार के प्रकार को रेखांकित करे। इसके अलावा, यह स्पष्ट करें कि आपका दरवाजा हमेशा उन कर्मचारियों के लिए खुला है जो व्यावसायिक कार्यों के बारे में अपनी चिंताओं को साझा करना चाहते हैं। प्रमाणित धोखाधड़ी के परीक्षकों के संघ ने पाया कि अधिकांश प्रबंधक इत्तला दे दिए जाने के बाद व्यावसायिक धोखाधड़ी के बारे में पता लगाते हैं, इसलिए संदिग्ध धोखाधड़ी की रिपोर्ट करने के लिए एक अनाम हॉटलाइन लागू करने पर विचार करें।.
3. अलग-अलग कर्तव्य
धोखाधड़ी को रोकने के लिए सबसे अच्छा आंतरिक नियंत्रणों में से एक कर्तव्यों का अलगाव है। दूसरे शब्दों में, एक व्यक्ति को इतने सारे कार्यों के लिए ज़िम्मेदार नहीं होना चाहिए कि धोखाधड़ी की जा सकती है और मालिकों के ज्ञान के बिना कवर किया जा सकता है। धोखाधड़ी के अवसरों को दूर करने के लिए, किसी भी व्यक्ति के पास संपत्ति (जैसे नकदी और मूल्यवान उत्पाद) की हिरासत नहीं होनी चाहिए, उन परिसंपत्तियों के बारे में लेखांकन जानकारी रिकॉर्ड करने या बदलने की क्षमता, और संपत्ति के बारे में लेनदेन को अधिकृत करने की शक्ति.
कर्तव्यों को अलग करना एक छोटे व्यवसाय में मुश्किल है क्योंकि आपके पास पर्याप्त लोग नहीं हैं जिनके बीच कार्यों को विभाजित करना है। फिर भी, ऐसे कदम हैं जिनसे आप केवल दो या तीन कर्मचारियों के साथ महत्वपूर्ण कार्यों को विभाजित कर सकते हैं.
उदाहरण के लिए, कहें कि आप और एक कार्यालय प्रबंधक आपके व्यवसाय के केवल दो कर्मचारी हैं। जबकि आपके कार्यालय प्रबंधक के पास अप्रकाशित धन तक पहुंच हो सकती है, बैंक स्टेटमेंट को समेट कर और चालान और बैंक जमा कर सकते हैं, आपको ऐसा होना चाहिए जो बैंक स्टेटमेंट की समीक्षा करता है, मेल खोलता है, लेनदेन की समीक्षा करता है, और क्रेडिट मेमो को मंजूरी देता है.
यदि आपके पास तीसरा कर्मचारी है - तो, एक कार्यालय सहायक - उस कर्मचारी के पास बैंक स्टेटमेंट को समेटना, मेल खोलना और बैंक डिपॉजिट तैयार करना है। यह आपकी प्लेट से कुछ जिम्मेदारी लेता है और कार्यालय प्रबंधक के लिए चुराए गए भुगतानों को छिपाना कठिन बनाता है.
अंतिम शब्द
आंतरिक नियंत्रणों को लागू करना आपके व्यवसाय की सुरक्षा का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। हालांकि, यह अभ्यास में करने के लिए अजीब हो सकता है.
कर्मचारी और ठेकेदार समझ नहीं पा रहे हैं कि उनके कर्तव्य क्यों बदल रहे हैं। अपने कर्मचारियों से संवाद करें कि श्रमिकों, और व्यवसाय के रूप में उनकी सुरक्षा के लिए नियंत्रण लागू हैं। उन्हें व्यावसायिक सुरक्षा में सुधार करने की प्रक्रिया में संलग्न करें और नियमित रूप से उनका इनपुट मांगें। जैसा कि व्यक्ति दिन-प्रतिदिन के काम कर रहे हैं, उनके पास कुछ प्रक्रियाओं पर अंतर्दृष्टि हो सकती है जो नियंत्रण को बेहतर बनाने में आपकी सहायता कर सकती हैं। वे आपको यह भी बता सकते हैं कि कौन से नियंत्रण अच्छे से काम कर रहे हैं और कौन से नहीं.
क्या आपने कभी किसी व्यवसाय में स्वामित्व या काम किया है जहां किसी ने धोखाधड़ी की है? यह कैसे हुआ?
